Политика конфиденциальности Crosby Housing Association Ltd.

Crosby Housing Association Ltd осознает важность уважения вашей личной жизни и необходимость принятия соответствующих мер безопасности при обработке персональных данных. Как компания, которая имеет доступ к вашим личным данным и контролирует их («Контроллер данных»), мы обязаны предоставить вам определенную информацию о том, как мы собираем, храним, уничтожаем и иным образом обрабатываем (также называемую «обработкой») ваши личные данные. данные. Мы также зарегистрированы в Управлении комиссара по информации («ICO») в качестве контролера данных.

Кто является контролером данных и каковы его контактные данные?

Контроллер данных — это компания, которая определяет цель и способ обработки любых персональных данных. Crosby Housing Association Ltd является контролером данных и зарегистрирована в ICO. Подробности изложены ниже:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5Регистрационный номер NBICO: Z6786706Зарегистрировано как Общество общественных пособий с регистрационным номером FCA: 19175RРегистрационный номер Регулирующего органа по жилищным вопросам: L1719

Если у вас есть какие-либо сомнения относительно того, кто является вашим Контролером данных, свяжитесь с нами в письменной форме по указанному выше адресу.

Есть ли у нас сотрудник по защите данных?

Crosby Housing Association Ltd. не имеет назначенного сотрудника по защите данных. Тем не менее, с вопросами и запросами информации к Ассоциации можно обращаться в письменной форме по адресу:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadВатерлооЛиверпульL22 5NB

Какую информацию мы собираем/получаем о вас и каким образом?

Мы храним персональные данные, которые могут включать имена членов вашей семьи, даты рождения, контактные данные и записи любых транзакций, таких как платежи или запросы информации, а также конфиденциальные личные данные, такие как пол, этническая принадлежность, религия или другие убеждения, сексуальная ориентация и медицинские данные. история.

Мы можем собирать информацию о вас различными способами, включая (и этот список не является исчерпывающим):

мы получаем номинацию от местных органов власти или направляющего партнера; различные формы и контракты (например, формы заявок, договоры аренды и т. д.); вы подаете заявку на то, чтобы стать арендатором; мы получаем информацию для определения ваших потребностей в жилье от соответствующей организации, и чтобы помочь нам оценить ваше заявление, мы можем получить рекомендации от таких организаций, как поставщики жилья / частные домовладельцы, агентства кредитной информации; запросить любую из наших услуг; вы добровольно заполните форму нашего клиента. опросы;Оставить отзыв или подать жалобу;Подать заявку и стать членом персонала;Подать заявку и стать членом совета директоров;Наши сотрудники/агенты/подрядчики посещают встречи с вами;Вы связываетесь с нами или пользуетесь нашими услугами, и мы отмечаем любые предпринятые действия, например, регистрация ремонтных работ, чтобы у нас была запись о том, что произошло; мы участвуем в других аспектах обычного контакта с вами; от агентств поддержки и третьих лиц, которые имеют к вам отношение; от людей, связанных с вами, таких как семья, друзья и соседей; посредством использования вами наших веб-сайтов, сайтов социальных сетей и портала самообслуживания; Мы можем фотографировать на мероприятиях, организованных и проводимых Crosby Housing Association Ltd. Изображения будут использоваться на веб-сайтах Crosby Housing Association Ltd, в брошюрах и другие рекламные материалы (например, информационные бюллетени) и могут быть предоставлены средствам массовой информации для публикации в местных или национальных газетах. Вам всегда будет предоставлена возможность не фотографироваться, и использование любых изображений будет осуществляться только с вашего согласия. В некоторых жилищных программах и в нашем благотворительном магазине у нас есть камеры видеонаблюдения для записи событий в общественных местах, а также мы отслеживаем и собираем визуальные изображения для: -Соображений безопасностиПредотвращение и раскрытие преступлений; и Безопасность персонала и цели мониторинга.

Помните, что если вы предоставите нам личную информацию, касающуюся членов вашей семьи или ваших партнеров, мы будем считать, что вы делаете это с их ведома и согласия.

Важно, чтобы вы как можно скорее уведомляли нас о любых изменениях в вашей личной информации, чтобы мы могли легко связаться с вами.

Какова законная основа, на которой мы используем ваши данные?

Обработка персональных данных является законной, если субъект данных (например, вы как наш клиент) дали согласие или если обработка персональных данных необходима для выполнения договора, стороной которого является субъект данных, или для принятия мер по запрос субъекта данных до заключения договора.

Обработка ваших данных является законной, если вы подаете заявление на получение у нас жилья, подаете заявление о приеме на работу у нас или получили у нас жилье. В таких обстоятельствах нам не требуется ваше явное согласие на обработку ваших данных.

Должен ли я предоставлять эту информацию и что произойдет, если я этого не сделаю?

Если вы являетесь нашим арендатором, мы будем использовать ваши персональные данные, чтобы связаться с вами по вопросам аренды, ремонта или других вопросов управления жильем. Последствия непредоставления точных и актуальных персональных данных в этом примере могут означать, что мы не сможем должным образом и эффективно управлять вашей арендой в соответствии с заключенным с вами соглашением.

К кому относится персональная информация

Мы собираем и храним личную информацию о:

Клиенты – сюда входят нынешние, бывшие и потенциальные клиенты, которые живут в наших объектах недвижимости или имеют доступ к нашей поддержке и другим услугам, а также члены их семей и люди, связанные с ними. Посетители – посетители нашего веб-сайта и наших офисов. Любой, кто подает жалобу или запрос в Crosby Housing Association Ltd. Партнеры – сотрудники и представители организаций, с которыми мы ведем бизнес, включая подрядчиков, поставщиков и другие агентства.

Как мы будем использовать информацию о вас?

Мы используем вашу личную информацию, чтобы:

Позвольте нам предоставить вам жилье и общаться с вами. Проводить техническое обслуживание и ремонт недвижимости и территории. Управлять вашим жильем, арендой / арендой и счетами в качестве арендодателя или поставщика других услуг для вас. Обеспечить выполнение всех наших юридических и установленных законом обязанностей, таких как те, которые применимы. в соответствии с Законом о равенстве, пожарной безопасности и т. д., а также долги перед нашими спонсорами и регулирующими органами. Продвигать равные возможности и справедливое обращение со всеми нашими клиентами. Предоставлять запрашиваемую у нас информацию. Помогать в предотвращении преступности, судебном преследовании правонарушителей и разрешении споров. Предотвращать и выявлять мошенничество и отмывание денег. наслаждаться нашими районами и сообществами в качестве поставщиков социального жилья. Взаимодействовать с клиентами и улучшать наши продукты и услуги. Улучшать услуги, собирая ваши отзывы посредством опросов. Защитить людей от вреда в рамках наших обязательств по обеспечению безопасности и других обязательств. Поддерживать связь с нашими клиентами, понимать ваши потребности и предпочтения и приглашать вас на мероприятия. Проводить исследования и предоставлять анонимную информацию, чтобы помочь улучшить наши услуги.

Конфиденциальные персональные данные

Определенная личная информация классифицируется как «данные особых категорий» и означает любые персональные данные, которые сообщают нам о вашем этническом происхождении, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, членстве в профсоюзе или о чем-либо, раскрывающем ваши генетические данные, биометрические данные или что-либо, что имеет с целью однозначно идентифицировать вас, все, что касается здоровья или данных, касающихся сексуальной жизни или сексуальной ориентации человека, обвинений в уголовных преступлениях, уголовных судимостях и правонарушениях.

Мы сводим к минимуму хранение и использование данных специальных категорий, но, учитывая предоставляемые нами услуги, бывают случаи, когда мы используем их, чтобы лучше понять наших клиентов и их потребности, например, при предоставлении жилья для людей с ограниченными возможностями или тех, у кого есть проблемы, связанные со злоупотреблением психоактивными веществами, при разрешении споров между соседями, связанных с предполагаемой преступной деятельностью, или при оказании помощи кому-либо в доступе к услугам по уходу. Когда мы собираем конкретные конфиденциальные данные, мы уведомляем вас о том, как мы будем их использовать, в том числе о том, кому они могут быть переданы, и запрашиваем ваше согласие на это.

Будете ли вы использовать мою информацию для принятия каких-либо автоматизированных решений?

Мы не предлагаем использовать ваши персональные данные для принятия каких-либо автоматизированных решений. Если наша политика изменится, мы напишем вам и сообщим об этом.

Кому мы поделимся/отправим вашу информацию:

Ваша личная информация будет храниться в безопасности и конфиденциальности, а доступ к ней со стороны сотрудников Crosby Housing Association Ltd будет управляться и контролироваться. Мы можем делиться информацией с подрядчиками или агентствами, с которыми мы работаем, такими как местные органы власти, социальные службы, полиция, другие социальные арендодатели и в любых других ситуациях, когда мы обязаны по закону и/или когда мы считаем, что это в ваших интересах или интересах общества. так.

Мы можем передавать ваши данные компаниям, предоставляющим облачные информационные услуги и системы. Любая третья сторона, которой будет предложено обработать ваши персональные данные от нашего имени, будет связана строгими условиями, изложенными нами, и ей не будет разрешено передавать ваши данные другим организациям.

Мы не будем передавать ваши данные какой-либо организации за пределами Европейской экономической зоны.

В приведенном ниже списке приведены конкретные примеры того, где мы можем передавать вашу информацию, но это не исчерпывающий список. При обработке ваших персональных данных мы можем:

делиться информацией с подрядчиками, заинтересованными в предоставлении услуг в соответствии с вашим договором аренды; сообщать текущие адреса или адреса пересылки коммунальным компаниям и муниципальным налоговым управлениям, чтобы убедиться в правильности платежных реквизитов; делиться информацией о вас с уполномоченными агентствами по взысканию задолженности, чтобы они могли взыскать долг в случае неисполнения обязательств. любые условия аренды/лицензии. Это может повлиять на будущие заявки на получение арендного кредита и страховки. Обсудите свое финансовое положение и поделитесь информацией об арендных платежах (включая любую задолженность) и любых заявлениях на получение социальных пособий с отделом жилищных пособий местных властей, с жилищным советом местных властей и группой по предотвращению бездомности или с группой по предотвращению бездомности. Департамент труда и пенсий, чтобы убедиться, что пособия выплачиваются правильно. Передайте свою контактную информацию третьей стороне для проведения опросов и исследований от нашего имени, которые позволят нам собирать отзывы и улучшать услуги, которые мы предлагаем. Поделитесь своим номером национального страхования для проверки вашего универсального кредита. подавайте заявку и управляйте этими платежами. Также делитесь своим номером национального страхования, чтобы предотвратить и расследовать мошенничество с заявками на аренду и право на покупку. Делитесь информацией с государственными органами и организациями для информирования о финансировании социального жилья, решениях нормативной и жилищной политики (нажмите, чтобы просмотреть Приложение 2 к данным CORE). соглашение о разделе)

Изменения в этом уведомлении о конфиденциальности

Настоящее уведомление о конфиденциальности будет время от времени обновляться, чтобы отражать любые изменения в методах нашей работы или изменениях в законодательстве о защите данных. Мы будем доводить до вашего сведения любые существенные изменения.

Как долго вы будете хранить мои персональные данные?

Мы храним персональные данные в соответствии с указаниями Национальной жилищной федерации, копию которых можно получить по запросу. Примеры:

Заявки на размещение: хранятся в течение 6 лет после принятия предложения;

Файлы аренды: хранятся в течение 6 лет после окончания аренды;

Формы заявлений для кандидатов на работу, включенных в шорт-лист: 1 год;

Формы заявлений для соискателей, не включенных в короткий список: 6 месяцев.

Как будут храниться и обеспечиваться безопасность моих личных данных?

Ассоциация применяет технические меры для безопасного хранения личных данных в информационных системах, включая средства контроля за периметром информационной сети организации, такие как брандмауэр, антивирусное программное обеспечение и меры резервного копирования/репликации для предотвращения потери данных. Доступ к личным данным, хранящимся в системах, контролируется паролем и может контролироваться с помощью аудиторских записей. Передача данных третьим лицам контролируется с помощью мер безопасной передачи, таких как зашифрованная электронная почта и протоколы безопасной передачи файлов.

Данные, хранящиеся на мобильных устройствах (смартфонах, планшетах и ноутбуках), используемых сотрудниками, зашифрованы. Сотрудники оснащены запирающимися сумками для переноски файлов с личными данными за пределы офиса, и мы применяем четкую политику в наших офисах.

Технические меры подкрепляются обучением и мероприятиями по повышению осведомленности, чтобы гарантировать, что сотрудники понимают риски и свои обязанности по обеспечению безопасности персональных данных.

Ваши права в отношении предоставляемых вами персональных данных:

Ниже мы изложили некоторую информацию о ваших правах в соответствии с Общим регламентом защиты данных, вступающим в силу с 25 мая 2018 года. Более подробную информацию можно найти, посетив веб-сайт ICO по адресу www.ico.org.uk.

Вы имеете право:

получать информацию о том, как мы собираем и используем ваши персональные данные; получать доступ к личным данным, которые мы храним о вас (см. ниже); просить нас исправить любые личные данные, которые мы храним о вас, если они являются неточными или неполными; быть забытыми – т. е. право на попросить нас удалить любые личные данные, которые мы храним о вас (мы храним ваши личные данные только в течение ограниченного времени, как описано выше, но если вы хотите, чтобы мы удалили их раньше, свяжитесь с нами). Однако имейте в виду, что нам необходимо вести определенные записи, чтобы мы могли предоставлять вам услуги, которые вам нравятся, и что у нас может быть договорное или законодательное обязательство предоставить такую информацию, чтобы определенная информация могла по-прежнему сохраняться, несмотря на любой такой запрос на забвение; ограничить (т. е. предотвратить) обработку ваших личных данных; переносимость данных (получение копии ваших личных данных для повторного использования другой службой или организацией); возражение против использования нами ваших личных данных для определенных целей; права в отношении автоматизированного принятия решений. и профилирование (мы сообщим вам, где происходят такие решения и профилирование); и вы можете отозвать свое согласие на использование нами вашей информации, если информация ранее была предоставлена с вашего согласия, пожалуйста, сообщите нам, если вы хотите отозвать какое-либо согласие, ранее данное, в письменном виде по адресу:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadВатерлооЛиверпульL22 5NB

Если у вас есть основания для жалобы на использование нами ваших персональных данных, свяжитесь с нами, используя контактную информацию, указанную в разделе 2 выше, и мы сделаем все возможное, чтобы решить вашу проблему. Если мы не сможем помочь, вы также имеете право подать жалобу в ICO; пожалуйста, посетите www.ico.org.uk.

Доступ к вашей информации

Вы имеете право на доступ к любой личной информации, которую мы храним о вас. Для этого существует формальный процесс, известный как запрос на доступ к субъекту (SAR). Если вы хотите подать SAR, отправьте письменный запрос по адресу нашего зарегистрированного офиса, указанному выше. Прежде чем раскрывать информацию, мы можем потребовать от вас некоторые документы, удостоверяющие личность. С 25 мая 2018 года мы обязаны предоставить эту информацию в течение одного месяца с момента получения вашего запроса и обычно не взимаем плату за эту услугу. Однако мы можем взимать плату, если считаем объем запрошенной вами информации сложным или если вы делаете многочисленные запросы, и тогда нам может потребоваться до трех месяцев для выполнения вашего запроса.

Политика конфиденциальности веб-сайта

Для получения более подробной информации о том, как мы обрабатываем информацию, которую мы собираем о вашей деятельности на наших веб-сайтах, ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности веб-сайта здесь.