Politique de confidentialité de la Crosby Housing Association Ltd

Crosby Housing Association Ltd reconnaît l'importance du respect de votre vie privée et la nécessité de mettre en place des garanties appropriées concernant le traitement des données personnelles. En tant qu'entreprise qui a accès à vos données personnelles et les contrôle (un « contrôleur de données »), nous sommes tenus de vous fournir certaines informations sur la manière dont nous collectons, stockons, détruisons et traitons (également appelé « traitement ») vos données personnelles. données. Nous sommes également enregistrés auprès du Bureau du commissaire à l'information (« ICO ») en tant que contrôleur de données.

Qui est le responsable du traitement et quelles sont ses coordonnées ?

Le responsable du traitement est la société qui décide de la finalité et de la manière dont les données personnelles sont traitées. Crosby Housing Association Ltd est un contrôleur de données et est enregistrée auprès de l'ICO. Les détails sont présentés ci-dessous :

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5Numéro d'enregistrement NBICO : Z6786706Enregistré en tant que Community Benefit Society avec le numéro d'enregistrement FCA : 19175RNuméro d'enregistrement du régulateur du logement : L1719

Si vous avez des doutes quant à l'identité de votre responsable du traitement, veuillez nous contacter par écrit à l'adresse ci-dessus.

Avons-nous un délégué à la protection des données ?

Crosby Housing Association Ltd. n’a pas de délégué à la protection des données désigné. Toutefois, l'Association peut être contactée pour toute question ou demande d'information par écrit à :

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Quelles informations collectons/recevons-nous sur vous et comment ?

Nous détenons des données personnelles qui peuvent inclure les noms de votre foyer, vos dates de naissance, vos coordonnées et les enregistrements de toutes transactions telles que des paiements ou des demandes d'informations, ainsi que des données personnelles sensibles telles que le sexe, l'origine ethnique, la religion ou d'autres croyances, l'orientation sexuelle et les informations médicales. histoire.

Nous pouvons collecter des informations vous concernant de diverses manières, notamment (et cette liste n'est pas exhaustive) : -

nous recevons une nomination d'une autorité locale ou d'un partenaire référent ;divers formulaires et contrats (tels que formulaires de demande, contrats de location, etc.) ;vous postulez pour devenir locataire ; nous obtenons des informations pour déterminer vos besoins en matière de logement auprès d'organisations compétentes et afin de nous aider à évaluer votre demande, nous pouvons prendre des références auprès d'organisations telles que des fournisseurs de logements/propriétaires privés, des agences de référence de crédit ; demander l'un de nos services ; vous complétez volontairement notre client enquêtes;Fournir des commentaires ou déposer une plainte;Faire une demande et devenir membre du personnel;Faire une demande et devenir membre du conseil d'administration;Nos dirigeants/agents/entrepreneurs assistent à des rendez-vous avec vous;Vous nous contactez ou utilisez nos services et nous notons tout mesures prises, par exemple en enregistrant les réparations, afin que nous ayons une trace de ce qui s'est passé ; Nous nous engageons dans d'autres aspects de contacts de routine avec vous ; de la part d'agences de soutien et de tiers qui vous concernent ; de personnes associées à vous telles que votre famille, vos amis et les voisins ; grâce à votre utilisation de nos sites Web, de nos sites de médias sociaux et de notre portail libre-service ; Nous pouvons prendre des photos lors d'événements organisés et hébergés par Crosby Housing Association Ltd. Les images seraient utilisées sur les sites Web de Crosby Housing Association Ltd, dans des brochures et d'autres supports publicitaires (tels que des bulletins d'information) et peuvent être fournis aux médias pour publication dans les journaux locaux ou nationaux. Vous aurez toujours la possibilité de ne pas être inclus dans une photographie et l'utilisation de toute image ne se fera qu'avec votre consentement. Dans certains programmes de logement et dans notre magasin caritatif, nous disposons de caméras de vidéosurveillance pour enregistrer les événements dans les espaces publics et nous surveillons et collectons des images. images pour : -Raisons de sécurité Prévention et détection de la criminalité ; et à des fins de sécurité et de surveillance du personnel.

Veuillez noter que si vous nous fournissez des informations personnelles concernant des membres de votre famille ou vos associés, nous supposerons que vous le faites à leur connaissance et avec leur consentement.

Il est important que vous nous informiez de toute modification de vos informations personnelles dans les plus brefs délais afin que nous puissions vous contacter facilement.

Quelle est la base légale sur laquelle nous utilisons vos données ?

Le traitement des données personnelles est licite si la personne concernée (par exemple vous en tant que client) a donné son consentement ou lorsque le traitement des données personnelles est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou pour prendre des mesures au demande de la personne concernée avant de conclure un contrat.

Le traitement de vos données est licite si vous postulez pour un logement chez nous, si vous postulez à un emploi chez nous ou si vous avez été hébergé chez nous. Nous n'avons pas besoin de votre consentement explicite pour traiter vos données dans ces circonstances.

Dois-je fournir ces informations et que se passera-t-il si je ne le fais pas ?

Lorsque vous êtes l'un de nos locataires, nous utiliserons vos données personnelles pour vous contacter au sujet de votre loyer, de réparations ou d'autres problèmes de gestion du logement. Les conséquences du fait de ne pas fournir des données personnelles exactes et à jour dans cet exemple peuvent signifier que nous ne pourrions pas gérer correctement et efficacement votre location en vertu de l'accord que nous avons avec vous.

À qui se rapportent les informations personnelles

Nous collectons et conservons des informations personnelles sur :

Clients – Cela inclut les clients actuels, anciens et potentiels qui vivent dans nos propriétés ou accèdent à notre assistance et à d'autres services, ainsi que les membres de leur famille et les personnes qui leur sont associées. Visiteurs – Visiteurs de notre site Web et de nos bureaux. Toute personne qui dépose une plainte ou demande adressée à Crosby Housing Association Ltd.Partenaires – employés et représentants d’organisations avec lesquelles nous faisons affaire, y compris des entrepreneurs, des fournisseurs et d’autres agences.

Comment allons-nous utiliser les informations vous concernant ?

Nous utilisons vos informations personnelles pour :

Nous permettre de vous fournir un logement et de communiquer avec vousEntreprendre l'entretien et les réparations de la propriété et des terrainsGérer votre logement, votre location/bail et vos comptes en tant que propriétaire ou fournisseur d'un autre service pour vousAssurer que nous respectons toutes nos obligations légales et statutaires telles que celles qui s'appliquent en vertu de la loi sur l'égalité, la sécurité incendie, etc. et ceux dus à nos bailleurs de fonds et régulateursPromouvoir l'égalité des chances et un traitement équitable pour tous nos clientsFournir les informations que vous nous demandezAider à la prévention du crime, à la poursuite des contrevenants et à résoudre les litigesPrévenir et détecter la fraude et le blanchiment d'argentPromouvoir la sécurité et la tranquillité jouissance de nos quartiers et de nos communautés en notre qualité de fournisseurs de logements sociauxS'engager avec les clients et apporter des améliorations à nos produits et servicesAméliorer les services en recueillant vos commentaires par le biais d'enquêtesPour protéger les individus contre tout préjudice dans le cadre de notre protection et d'autres obligationsRester en contact avec nos clients, comprendre votre besoins et préférences et vous inviter à des événements. Effectuer des recherches et fournir des informations anonymisées pour nous aider à améliorer nos services.

Données personnelles sensibles

Certaines informations personnelles sont classées comme « données de catégories spéciales » et désignent toute donnée personnelle qui nous renseigne sur votre origine ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale ou tout ce qui révèle vos données génétiques, vos données biométriques ou tout ce qui a le dans le but de vous identifier de manière unique, tout ce qui concerne la santé ou les données relatives à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle d'une personne, les allégations d'infractions pénales et les condamnations et infractions pénales.

Nous réduisons au minimum la conservation et l'utilisation de données de catégories spéciales mais, compte tenu des services que nous fournissons, il arrive que nous les utilisions pour mieux comprendre nos clients et leurs besoins, par exemple lorsque nous proposons un logement à des personnes handicapées ou à des personnes souffrant de problèmes de toxicomanie, lorsque nous résolvons des conflits de voisinage impliquant une activité criminelle présumée ou lorsque nous aidons une personne à accéder à des services de soins. Lorsque nous collectons des données sensibles spécifiques, nous vous informons de la manière dont nous les utilisons, y compris avec qui elles peuvent être partagées, et nous sollicitons votre consentement à cet effet.

Utiliserez-vous mes informations pour prendre des décisions automatisées ?

Nous ne proposons pas d'utiliser vos données personnelles pour prendre des décisions automatisées. Si notre politique change, nous vous écrirons pour vous le dire.

À qui nous partagerons/enverrons vos informations :

Vos informations personnelles seront conservées en sécurité et confidentielles et l'accès à celles-ci par le personnel de Crosby Housing Association Ltd est géré et surveillé. Nous pouvons partager des informations avec des sous-traitants ou des agences avec lesquels nous travaillons, tels que les autorités locales, les services sociaux, la police, d'autres bailleurs sociaux et toute autre situation où nous sommes tenus par la loi et/ou où nous pensons qu'il est dans votre intérêt ou celui du public de le faire. donc.

Nous pouvons partager vos données avec des sociétés qui fournissent des services et des systèmes d'informations basés sur le cloud. Tout tiers invité à traiter vos données personnelles en notre nom sera soumis à des conditions générales strictes définies par nos soins et ne sera pas autorisé à partager vos données avec d'autres organisations.

Nous ne transférerons vos données à aucune organisation en dehors de l’Espace économique européen.

La liste ci-dessous présente des exemples spécifiques de cas où nous pouvons partager vos informations, mais il ne s'agit pas d'une liste exhaustive. En traitant vos données personnelles, nous pouvons : -

partager des informations avec les entrepreneurs concernés par la fourniture de services conformément à votre contrat de location partager des adresses actuelles ou de réexpédition avec des sociétés de services publics et des bureaux des impôts locaux pour garantir que les détails de facturation sont corrects partager des informations vous concernant avec des agences de recouvrement de créances autorisées pour leur permettre de recouvrer la dette si vous ne respectez pas vos obligations toute condition de location/licence. Cela peut affecter les futures demandes de crédit de location et d'assurance. Discutez de votre situation financière et partagez des informations sur les paiements de loyer (y compris les arriérés éventuels) et toute demande d'aide sociale avec le service d'aide au logement de l'autorité locale, l'équipe de conseil en logement et de prévention des sans-abri de l'autorité locale ou l' Ministère du Travail et des Pensions pour s'assurer que les prestations sont payées correctement. Transmettez vos coordonnées à un tiers pour mener des enquêtes et des recherches en notre nom, ce qui nous permet de recueillir des commentaires et d'améliorer les services que nous vous proposons. Partagez votre numéro d'assurance nationale pour vérifier votre crédit universel. postulez et gérez ces paiements partagez également votre numéro d'assurance nationale afin de prévenir et d'enquêter sur la fraude à la location et à la demande de droit d'achat partager des informations avec des organismes et des organisations gouvernementaux pour éclairer les décisions en matière de financement du logement social, de réglementation et de politique du logement (cliquez pour afficher l'annexe 2 des données CORE accord de partage)

Modifications de cet avis de confidentialité

Cet avis de confidentialité sera mis à jour de temps à autre pour refléter tout changement dans la manière dont nous opérons ou dans la législation sur la protection des données. Nous porterons à votre attention tout changement significatif.

Combien de temps conserverez-vous mes données personnelles ?

Nous stockons les données personnelles conformément aux directives de la Fédération nationale du logement, dont une copie est disponible sur demande. Les exemples sont :

Demandes de logement : conservées 6 ans après acceptation de l'offre ;

Dossiers de location : conservés 6 ans après la fin de la location ;

Formulaires de candidature pour les candidats présélectionnés : 1 an ;

Dossiers de candidature pour les candidats non présélectionnés : 6 mois.

Comment mes données personnelles seront-elles stockées et sécurisées ?

L'Association applique des mesures techniques pour conserver les données personnelles stockées en toute sécurité sur les systèmes d'information, y compris des contrôles sur le périmètre du réseau d'information de l'organisation, tels qu'un pare-feu, un logiciel antivirus et des mesures de sauvegarde/réplication pour éviter la perte de données. L'accès aux données personnelles conservées sur les systèmes est contrôlé par mot de passe et peut être surveillé par des enregistrements d'audit. Le partage de données avec des tiers est contrôlé par l'utilisation de mesures de transfert sécurisées telles que des courriers électroniques cryptés et des protocoles de transfert de fichiers sécurisés.

Les données conservées sur les appareils mobiles (smartphones, tablettes et ordinateurs portables) utilisés par le personnel sont cryptées. Le personnel est équipé de sacs verrouillables pour transporter des fichiers de données personnelles en dehors du bureau et nous appliquons une politique de bureau claire dans nos bureaux.

Les mesures techniques sont soutenues par des exercices de formation et de sensibilisation pour garantir que le personnel comprend les risques et ses responsabilités en matière de sécurité des données personnelles.

Vos droits concernant les données personnelles que vous fournissez :

Nous avons présenté ci-dessous quelques informations sur les droits dont vous disposez en vertu du règlement général sur la protection des données en vigueur à compter du 25 mai 2018. De plus amples informations peuvent être trouvées en visitant le site Web de l'ICO à l'adresse www.ico.org.uk.

Vous avez le droit de :

être informé de notre collecte et de notre utilisation de vos données personnelles ; accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet (voir ci-dessous) ; nous demander de rectifier les données personnelles que nous détenons sur vous si elles sont inexactes ou incomplètes ; être oublié – c'est-à-dire le droit de demandez-nous de supprimer toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet (nous ne conservons vos données personnelles que pour une durée limitée comme expliqué ci-dessus mais si vous souhaitez que nous les supprimions plus tôt, veuillez nous contacter). Veuillez toutefois noter que nous devons conserver certains enregistrements pour nous permettre de vous fournir les services dont vous bénéficiez et que nous pouvons avoir une obligation contractuelle ou légale de fournir afin que certaines informations puissent toujours être conservées malgré une telle demande d'oubli ; restreindre (c'est-à-dire empêcher) le traitement de vos données personnelles ; portabilité des données (obtenir une copie de vos données personnelles pour les réutiliser avec un autre service ou organisation) ; s'opposer à ce que nous utilisions vos données personnelles à des fins particulières ; droits en matière de prise de décision automatisée et le profilage (nous vous informerons du lieu où ces décisions et ce profilage ont lieu) ; et vous pouvez retirer votre consentement à notre utilisation de vos informations lorsque les informations ont été précédemment fournies avec votre consentement, veuillez nous informer si vous souhaitez retirer tout consentement précédemment donné en écrivant à :

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Si vous avez un motif de réclamation concernant notre utilisation de vos données personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section 2 ci-dessus et nous ferons de notre mieux pour résoudre le problème pour vous. Si nous ne sommes pas en mesure de vous aider, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'ICO ; veuillez vous rendre sur www.ico.org.uk.

Accéder à vos informations

Vous avez le droit d'accéder à toutes les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Il existe un processus formel pour cela appelé demande d'accès au sujet (SAR). Si vous souhaitez effectuer une SAR, veuillez envoyer une demande par écrit à l'adresse de notre siège social ci-dessus. Nous pouvons exiger une preuve de votre identité avant de divulguer des informations. À partir du 25 mai 2018, nous sommes tenus de fournir ces informations dans un délai d'un mois après réception de votre demande et ne facturerons normalement pas de frais pour ce service. Cependant, nous pouvons facturer des frais lorsque nous considérons que la quantité d'informations que vous avez demandée est complexe ou si vous faites de nombreuses demandes, et nous pouvons alors prendre jusqu'à trois mois pour répondre à votre demande.

Politique de confidentialité du site Web

Pour plus de détails sur la façon dont nous traitons les informations que nous recueillons concernant vos activités sur nos sites Web, veuillez consulter notre politique de confidentialité du site Web ici.