Политика за поверителност на Crosby Housing Association Ltd

Crosby Housing Association Ltd признава значението на зачитането на вашата лична поверителност и необходимостта да има подходящи предпазни мерки около обработването на лични данни. Като компания, която има достъп и контролира вашите лични данни („Администратор на данни“), ние сме длъжни да ви предоставим определена информация за това как събираме, съхраняваме, унищожаваме и по друг начин обработваме (известно още като „обработваме“) вашите лични данни данни. Също така сме регистрирани в Службата на комисаря по информацията („ICO“) като администратор на данни.

Кой е администраторът на данни и какви са неговите данни за контакт?

Администраторът на данни е компанията, която решава целта и начина, по който се обработват личните данни. Crosby Housing Association Ltd е администратор на данни и е регистриран в ICO. Подробностите са посочени по-долу:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NBICO регистрационен номер: Z6786706Регистрирано като общество в полза на общността с FCA регистрационен номер: 19175RHousing Regulator регистрационен номер: L1719

Ако се съмнявате кой е вашият администратор на данни, моля, свържете се с нас писмено на горепосочения адрес.

Имаме ли длъжностно лице по защита на данните?

Crosby Housing Association Ltd. няма назначено длъжностно лице по защита на данните. Въпреки това, с асоциацията можете да се свържете писмено със запитвания и искания за информация на:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Каква информация събираме/получаваме за вас и как?

Ние съхраняваме лични данни, които могат да включват имената на вашето домакинство, датите на раждане, данни за контакт и записи на всякакви транзакции като плащания или искания за информация, както и чувствителни лични данни като пол, етническа принадлежност, религия или други убеждения, сексуална ориентация и медицински история.

Можем да събираме информация за вас по различни начини, включително (и този списък не е изчерпателен):-

получаваме номинация от местен орган или препоръчан партньор; различни формуляри и договори (като формуляри за кандидатстване, договори за наем и т.н.); кандидатствате да станете наемател; ние получаваме информация, за да определим вашите жилищни нужди от съответната организация и за да ни помогнете да оценим вашата кандидатура, можем да вземем препоръки от организации като доставчици на жилища/частни наемодатели, агенции за кредитни справки; поискайте някоя от нашите услуги; вие доброволно попълвате нашия клиент анкети; Предоставяне на обратна връзка или подаване на жалба; Направете заявление и станете член на персонала; Направете заявление и станете член на борда; Наш служител/агенти/изпълнители присъстват на срещи с вас; Вие се свързвате с нас или използвате нашите услуги и ние отбелязваме всички предприети действия, например ремонт на дърводобив, така че да имаме запис на случилото се; Ангажираме се в други аспекти на рутинен контакт с вас; от агенции за поддръжка и трети страни, които са свързани с вас; от хора, свързани с вас, като семейство, приятели и съседи; чрез използването от ваша страна на нашите уебсайтове, сайтове за социални медии и портал за самообслужване; Можем да правим снимки на събития, организирани и хоствани от Crosby Housing Association Ltd. Изображенията ще бъдат използвани на уебсайтовете на Crosby Housing Association Ltd, в брошури и други рекламни материали (като бюлетини) и могат да бъдат предоставени на медиите за публикуване в местни или национални вестници. Винаги ще имате възможност да не бъдете включени в снимка и използването на всякакви изображения ще бъде само с вашето съгласие. В някои жилищни схеми и нашия благотворителен магазин имаме камери за видеонаблюдение за запис на събития в обществени зони и наблюдаваме и събираме визуални изображения за:-Съображения за сигурностПревенция и разкриване на престъпления; и целите на безопасността и мониторинга на персонала.

Моля, имайте предвид, че ако ни предоставите лична информация, свързана с членове на вашето семейство или ваши сътрудници, ще приемем, че го правите с тяхното знание и съгласие.

Важно е да ни уведомявате за всякакви промени във вашата лична информация възможно най-скоро, за да можем лесно да се свържем с вас.

Какво е правното основание, на което използваме вашите данни?

Обработването на лични данни е законосъобразно, ако субектът на данните (напр. Вие като наш клиент) е дал съгласие или когато обработването на лични данни е необходимо за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна, или за да предприеме стъпки към искане на субекта на данните преди сключването на договор.

Обработването на вашите данни е законосъобразно, ако кандидатствате за жилище при нас, кандидатствате за работа при нас или сте били настанени от нас. Не се нуждаем от вашето изрично съгласие, за да обработваме вашите данни при тези обстоятелства.

Трябва ли да предоставя тази информация и какво ще стане, ако не го направя?

Когато сте наш наемател, ние ще използваме вашите лични данни, за да се свържем с вас относно вашия наем, ремонт или други проблеми с управлението на жилище. Последствията от непредоставянето на точни и актуални лични данни в този пример може да означават, че не можем правилно и ефективно да управляваме вашето наемане съгласно споразумението, което имаме с вас.

За кого се отнася личната информация

Ние събираме и съхраняваме лична информация за:

Клиенти – Това включва настоящи, бивши и потенциални клиенти, които живеят в нашите имоти или имат достъп до нашата поддръжка и други услуги и включва членове на техните семейства и хора, свързани с тях. Посетители – Посетители на нашия уебсайт и нашите офиси. Всеки, който подаде оплакване или запитване до Crosby Housing Association Ltd. Партньори – служители и представители на организации, с които работим, включително изпълнители, доставчици и други агенции.

Как ще използваме информацията за вас?

Ние използваме вашата лична информация, за да:

Позволете ни да ви осигурим настаняване и да комуникираме с вас. Предприемане на поддръжка и ремонт на собственост и територия Управлявайте вашето жилище, наем/лизинг и сметки като ваш наемодател или доставчик на друга услуга за вас. Уверете се, че изпълняваме всички наши законови и законови задължения, като тези, които се прилагат съгласно Закона за равнопоставеност, противопожарна безопасност и т.н. и тези, които се дължат на нашите финансиращи и регулаторни органи Насърчаване на равни възможности и справедливо отношение към всички наши клиенти Предоставяне на информация, която поискате от насПомощ при предотвратяване на престъпления, наказателно преследване на нарушители и разрешаване на спорове Предотвратяване и разкриване на измами и пране на пари Насърчаване на безопасността и тишината наслаждаване на нашите квартали и общности в качеството ни на доставчици на социални жилища Взаимодействайте с клиентите и правете подобрения на нашите продукти и услуги Подобрявайте услугите, като събирате вашите отзиви чрез проучвания За да предпазите хората от вреди като част от нашите предпазни мерки и други задължения Поддържайте връзка с нашите клиенти, разбирайте вашите нужди и предпочитания и ви канят на събития. Извършване на проучване и предоставяне на анонимна информация, за да помогнем за подобряване на нашите услуги

Чувствителни лични данни

Определена лична информация се класифицира като „данни от специални категории“ и означава всякакви лични данни, които ни разказват за вашия етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, членство в профсъюзи или нещо, което разкрива вашите генетични данни, биометрични данни или нещо, което има с цел да ви идентифицира уникално, всичко, свързано със здравето или данни, свързани със сексуалния живот или сексуалната ориентация на дадено лице, твърдения за криминални престъпления и наказателни присъди и престъпления.

Минимизираме съхраняването и използването на данни за специални категории, но предвид услугите, които предоставяме, има моменти, когато ги използваме, за да разберем по-добре нашите клиенти и техните нужди, например когато предоставяме настаняване на хора с увреждания или такива с проблеми, свързани със злоупотребата с вещества, когато разрешавате съседски спорове, включващи предполагаема престъпна дейност или когато помагате на някого да получи достъп до услуги за грижи. Когато събираме конкретни чувствителни данни, ще ви уведомим как ще ги използваме, включително с кого може да бъдат споделени, и ще поискаме вашето съгласие за това.

Ще използвате ли информацията ми за вземане на автоматизирани решения?

Ние не предлагаме да използваме вашите лични данни за вземане на автоматизирани решения. Ако нашата политика се промени, ние ще ви пишем и ще ви кажем това.

На кого ще споделим/изпратим вашата информация:

Вашата лична информация ще бъде защитена и поверителна и достъпът до нея от персонала на Crosby Housing Association Ltd се управлява и наблюдава. Можем да споделяме информация с изпълнители или агенции, с които работим, като местни власти, социални служби, полиция, други социални наемодатели и всяка друга ситуация, в която сме задължени по закон и/или когато вярваме, че е във ваш или обществен интерес да направим така.

Може да споделяме вашите данни с компании, които предоставят базирани на облак информационни услуги и системи. Всяка трета страна, която е помолена да обработва вашите лични данни от наше име, ще бъде обвързана със стриктни правила и условия, посочени от нас, и няма да има право да споделя вашите данни с други организации.

Ние няма да прехвърляме вашите данни с организация извън Европейското икономическо пространство.

Списъкът по-долу посочва конкретни примери за това къде можем да споделяме вашата информация, но това не е изчерпателен списък. При обработката на вашите лични данни ние може да:-

споделяйте информация с контрагенти, загрижени за предоставянето на услуги в съответствие с вашето споразумение за наем споделяйте текущи или препращащи адреси с компании за комунални услуги и данъчни служби на Общината, за да сте сигурни, че данните за фактуриране са правилни споделяйте информация за вас с оторизирани агенции за възстановяване на дългове, за да им позволите да възстановят дълга, ако не изпълните задълженията си всякакви условия за наем/лиценз. Това може да повлияе на бъдещи заявления за кредити и застраховки за наемане, обсъдете финансовото си състояние и споделете информация относно плащанията на наем (включително всички просрочени задължения) и всякакви искове, направени за социални обезщетения с отдела за жилищни помощи на местните власти, екипа за жилищни консултации на местните власти и превенция на бездомните или Министерството на труда и пенсиите, за да се уверим, че обезщетенията се изплащат правилно, предайте информацията си за контакт на трета страна за провеждане на анкети и проучвания от наше име, което ни позволява да събираме обратна връзка и да подобряваме услугите, които предлагаме споделяте своя национален осигурителен номер, за да потвърдите своя Универсален кредит заявление и управлявайте тези плащания също споделете своя национален осигурителен номер, за да предотвратите и разследвате измами при наемане и право на закупуване на заявление споделяне на информация с правителствени органи и организации, за да информирате за финансиране на социални жилища, регулаторни и жилищни политически решения (щракнете, за да видите Приложение 2 от данните CORE споразумение за споделяне)

Промени в това съобщение за поверителност

Това съобщение за поверителност ще се актуализира от време на време, за да отрази всички промени в начина, по който работим, или промени в законодателството за защита на данните. Ние ще предоставим на вашето внимание всякакви значителни промени.

Колко време ще съхранявате личните ми данни?

Ние съхраняваме лични данни в съответствие с насоките на Националната жилищна федерация, копие от които е на разположение при поискване. Примери за това са:

Заявки за настаняване: съхраняват се 6 години след приемане на офертата;

Наемни досиета: съхраняват се 6 години след края на наема;

Формуляри за кандидатстване за избрани кандидати за работа: 1 година;

Формуляри за кандидатстване за кандидати за работа, които не са избрани: 6 месеца.

Как личните ми данни ще бъдат съхранявани и защитени?

Асоциацията прилага технически мерки за запазване на личните данни, съхранявани сигурно в информационните системи, включително контрол върху периметъра на информационната мрежа на организацията, като защитна стена, антивирусен софтуер и мерки за архивиране/репликация за предотвратяване на загуба на данни. Достъпът до личните данни, съхранявани в системите, се контролира с парола и може да се наблюдава чрез одитни записи. Споделянето на данни с трети страни се контролира чрез използването на мерки за защитен трансфер, като шифрован имейл и защитени протоколи за трансфер на файлове.

Данните, съхранявани на мобилни устройства (смартфони, таблети и лаптопи), използвани от персонала, са криптирани. Персоналът е оборудван със заключващи се чанти за пренасяне на файлове с лични данни извън офиса и ние прилагаме ясна политика за бюро в нашите офиси.

Техническите мерки са подкрепени от обучение и упражнения за повишаване на осведомеността, за да се гарантира, че персоналът разбира рисковете и своите отговорности за запазване на сигурността на личните данни.

Вашите права във връзка с личните данни, които предоставяте:

По-долу сме посочили малко информация относно правата, които имате съгласно Общия регламент за защита на данните, в сила от 25 май 2018 г. Повече информация можете да намерите, като посетите уебсайта на ICO на адрес www.ico.org.uk.

Вие имате право да:

бъдете информирани за нашето събиране и използване на вашите лични данни; достъп до личните данни, които съхраняваме за вас (вижте по-долу); поискайте от нас да коригираме всички лични данни, които съхраняваме за вас, ако са неточни или непълни; бъдете забравени – т.е. правото на поискайте от нас да изтрием всички лични данни, които съхраняваме за вас (ние съхраняваме вашите лични данни само за ограничен период от време, както е обяснено по-горе, но ако искате да ги изтрием по-рано, моля свържете се с нас). Моля, имайте предвид обаче, че трябва да поддържаме определени записи, за да ви позволим да ви предоставим услугите, на които се радвате, и че може да имаме договорно или законово задължение да предоставим, така че определена информация може все още да бъде запазена въпреки всяко такова искане да бъде забравена;ограничете (т.е. предотвратяване) на обработването на вашите лични данни; преносимост на данните (получаване на копие от вашите лични данни за повторна употреба с друга услуга или организация); възражение срещу използването на вашите лични данни за конкретни цели; права по отношение на автоматизираното вземане на решения и профилиране (ще ви информираме къде се случват такива решения и профилиране); и можете да оттеглите съгласието си за използването на вашата информация от наша страна, когато информацията е била предоставена преди това с вашето съгласие, моля, уведомете ни, ако искате да оттеглите дадено преди това съгласие, като пишете на:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Ако имате някаква причина за оплакване относно използването от наша страна на вашите лични данни, моля, свържете се с нас, като използвате данните, посочени в раздел 2 по-горе, и ние ще направим всичко възможно, за да разрешим проблема вместо вас. Ако не сме в състояние да ви помогнем, също имате право да подадете жалба до ICO; моля, посетете www.ico.org.uk.

Достъп до вашата информация

Имате право на достъп до всяка лична информация, която съхраняваме за вас. Има официален процес за това, известен като заявка за достъп на субект (SAR). Ако желаете да направите SAR, моля, изпратете писмена заявка на адреса на регистрирания ни офис по-горе. Може да изискаме някакво доказателство за самоличност от вас, преди да пуснем информация. От 25 май 2018 г. ние сме длъжни да предоставим тази информация в рамките на един месец след получаване на вашата заявка и обикновено няма да начисляваме такса за тази услуга. Възможно е обаче да начислим такса, когато преценим, че количеството информация, която сте поискали, е сложно или ако подадете многобройни заявки, след което може да ни отнеме до три месеца, за да изпълним заявката ви.

Политика за поверителност на уебсайта

За повече подробности относно това как третираме информацията, която събираме за вашите дейности на нашите уебсайтове, моля, вижте нашата Политика за поверителност на уебсайта тук.