Datenschutzrichtlinie der Crosby Housing Association Ltd

Crosby Housing Association Ltd ist sich der Wichtigkeit des Schutzes Ihrer Privatsphäre und der Notwendigkeit angemessener Sicherheitsvorkehrungen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten bewusst. Als Unternehmen, das Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten hat und diese kontrolliert (ein „Datenverantwortlicher“), sind wir verpflichtet, Ihnen bestimmte Informationen darüber bereitzustellen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, speichern, vernichten und anderweitig damit umgehen (auch als „verarbeiten“ bezeichnet). Wir sind außerdem beim Information Commissioner’s Office („ICO“) als Datenverantwortlicher registriert.

Wer ist der Verantwortliche und wie lauten seine Kontaktdaten?

Der Datenverantwortliche ist das Unternehmen, das über den Zweck und die Art und Weise der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Crosby Housing Association Ltd ist ein Datenverantwortlicher und beim ICO registriert. Einzelheiten sind unten aufgeführt:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NBICO-Registrierungsnummer: Z6786706Registriert als Community Benefit Society mit der FCA-Registrierungsnummer: 19175RHeusing Regulator-Registrierungsnummer: L1719

Wenn Sie Zweifel darüber haben, wer für Ihre Datenverarbeitung verantwortlich ist, kontaktieren Sie uns bitte schriftlich unter der oben genannten Adresse.

Haben wir einen Datenschutzbeauftragten?

Crosby Housing Association Ltd. hat keinen benannten Datenschutzbeauftragten. Der Verband kann jedoch für Anfragen und Informationsanfragen schriftlich unter folgender Adresse kontaktiert werden:

Crosby Wohnungsbaugesellschaft mbH10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Welche Informationen erheben/erhalten wir über Sie und wie?

Wir speichern personenbezogene Daten, die Namen, Geburtsdaten und Kontaktdaten Ihres Haushalts sowie Aufzeichnungen sämtlicher Transaktionen wie Zahlungen oder Informationsanfragen umfassen können, sowie sensible personenbezogene Daten wie Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit, Religion oder andere Überzeugungen, sexuelle Orientierung und Krankengeschichte.

Wir können auf verschiedene Weise Informationen über Sie sammeln, darunter (und diese Liste ist nicht vollständig):-

wir erhalten eine Nominierung von einer lokalen Behörde oder einem verweisenden Partner; verschiedene Formulare und Verträge (wie Antragsformulare, Mietverträge usw.); Sie bewerben sich um eine Mieterschaft; Wir erhalten Informationen von der entsprechenden Organisation, um Ihren Wohnbedarf zu ermitteln, und um uns bei der Beurteilung Ihres Antrags zu helfen, können wir Referenzen von Organisationen wie Wohnungsanbietern/privaten Vermietern und Kreditauskunfteien einholen. Sie fordern einen unserer Dienste an. Sie nehmen freiwillig an unseren Kundenbefragungen teil. Sie geben Feedback ab oder reichen eine Beschwerde ein. Sie reichen einen Antrag ein und werden Mitarbeiter. Sie reichen einen Antrag ein und werden Vorstandsmitglied. Unsere Angestellten/Agenten/Auftragnehmer nehmen an Terminen mit Ihnen teil. Sie kontaktieren uns oder nutzen unsere Dienste und wir protokollieren alle ergriffenen Maßnahmen, z. B. die Protokollierung von Reparaturen, damit wir einen Nachweis darüber haben, was geschehen ist. Wir pflegen auf andere Weise routinemäßigen Kontakt mit Ihnen. Von Unterstützungsagenturen und Dritten, die mit Ihnen in Verbindung stehen. Von Menschen, die mit Ihnen in Verbindung stehen, wie Familie, Freunden und Nachbarn. Durch Ihre Nutzung unserer Websites, Social-Media-Sites und Self-Service-Portale. Wir können bei Veranstaltungen, die von der Crosby Housing Association Ltd. organisiert und veranstaltet werden, Fotos machen. Die Bilder würden auf Websites der Crosby Housing Association Ltd., in Broschüren und anderen Werbematerialien (wie Newslettern) verwendet und können den Medien zur Veröffentlichung in lokalen oder nationalen Zeitungen zur Verfügung gestellt werden. Sie haben immer die Möglichkeit, nicht auf einem Foto abgebildet zu werden, und die Verwendung jeglicher Bilder erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung. In einigen Wohnprojekten und unserem Wohltätigkeitsladen verfügen wir über Videoüberwachungskameras, um Ereignisse in öffentlichen Bereichen aufzuzeichnen, und wir überwachen und sammeln Bildmaterial aus: - Sicherheitsgründen, zur Verhütung und Aufdeckung von Straftaten sowie zu Zwecken der Sicherheit und Überwachung des Personals.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie uns personenbezogene Daten von Familienmitgliedern oder Mitarbeitern übermitteln, gehen wir davon aus, dass Sie dies mit deren Wissen und Einwilligung tun.

Es ist wichtig, dass Sie uns Änderungen Ihrer persönlichen Daten so schnell wie möglich mitteilen, damit wir problemlos Kontakt mit Ihnen aufnehmen können.

Auf welcher Rechtsgrundlage verwenden wir Ihre Daten?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist rechtmäßig, wenn die betroffene Person (also Sie als unser Kunde) eingewilligt hat oder wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.

Die Verarbeitung Ihrer Daten ist rechtmäßig, wenn Sie sich bei uns für eine Unterkunft bewerben, sich bei uns auf eine Stelle bewerben oder bei uns untergebracht wurden. In diesen Fällen benötigen wir für die Verarbeitung Ihrer Daten keine ausdrückliche Einwilligung von Ihnen.

Muss ich diese Angaben machen und was passiert, wenn ich dies nicht tue?

Wenn Sie einer unserer Mieter sind, verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten, um Sie bezüglich Ihrer Miete, Reparaturen oder anderer Fragen zur Wohnungsverwaltung zu kontaktieren. Wenn Sie in diesem Beispiel keine genauen und aktuellen personenbezogenen Daten angeben, kann dies dazu führen, dass wir Ihr Mietverhältnis im Rahmen der mit Ihnen geschlossenen Vereinbarung nicht ordnungsgemäß und effektiv verwalten können.

Auf wen sich die personenbezogenen Daten beziehen

Wir erfassen und speichern personenbezogene Daten über:

Kunden – Dazu gehören aktuelle, ehemalige und potenzielle Kunden, die in unseren Immobilien wohnen oder unseren Support und andere Dienste in Anspruch nehmen, sowie deren Familienangehörige und mit ihnen verbundene Personen. Besucher – Besucher unserer Website und unserer Büros. Jeder, der eine Beschwerde oder Anfrage an die Crosby Housing Association Ltd. richtet. Partner – Mitarbeiter und Vertreter von Organisationen, mit denen wir Geschäfte machen, darunter Auftragnehmer, Lieferanten und andere Agenturen.

Wie verwenden wir die Informationen über Sie?

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um:

Ermöglichen Sie uns, Ihnen eine Unterkunft zur Verfügung zu stellen und mit Ihnen zu kommunizieren.Übernehmen Sie die Instandhaltung und Reparatur von Immobilien und Grundstücken.Verwalten Sie Ihre Wohnung, Ihr Mietverhältnis/Ihren Pachtvertrag und Ihre Konten als Ihr Vermieter oder Anbieter eines anderen Dienstes für Sie.Sicherstellung, dass wir alle unsere gesetzlichen und satzungsmäßigen Pflichten erfüllen, wie etwa diejenigen, die im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes, des Brandschutzes usw. gelten, und diejenigen, die wir unseren Geldgebern und Aufsichtsbehörden schulden.Fördern Sie Chancengleichheit und faire Behandlung aller unserer Kunden.Bereitstellen der von Ihnen angeforderten Informationen.Hilfe bei der Kriminalprävention, der Verfolgung von Straftätern und der Beilegung von Streitigkeiten.Verhindern und Aufdecken von Betrug und Geldwäsche.Fördern Sie die Sicherheit und die ungestörte Nutzung unserer Nachbarschaften und Gemeinden in unserer Funktion als Anbieter von Sozialwohnungen.Interagieren Sie mit Kunden und nehmen Sie Verbesserungen an unseren Produkten und Dienstleistungen vor.Verbessern Sie unsere Dienstleistungen, indem Sie Ihr Feedback in Umfragen sammeln.Schützen Sie Personen vor Schäden als Teil unserer Sicherheits- und anderen Verpflichtungen.Bleiben Sie mit unseren Kunden in Kontakt, verstehen Sie Ihre Bedürfnisse und Vorlieben und laden Sie Sie zu Veranstaltungen ein.Führen Sie Recherchen durch und stellen Sie anonymisierte Informationen zur Verbesserung unserer Dienstleistungen zur Verfügung.

Sensible personenbezogene Daten

Bestimmte personenbezogene Daten werden als „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ eingestuft und umfassen alle personenbezogenen Daten, die uns Aufschluss über Ihre ethnische Herkunft, Ihre politische Meinung, Ihre religiösen oder philosophischen Überzeugungen oder Ihre Gewerkschaftsmitgliedschaft geben oder alles, was Ihre genetischen Daten, biometrischen Daten oder alles, was dazu dient, Sie eindeutig zu identifizieren, Informationen über Ihre Gesundheit oder Daten im Zusammenhang mit dem Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer Person, Vorwürfe von Straftaten sowie strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten offenbart.

Wir minimieren die Speicherung und Nutzung von Daten besonderer Kategorien, aber angesichts der von uns erbrachten Dienstleistungen gibt es Zeiten, in denen wir sie nutzen, um unsere Kunden und ihre Bedürfnisse besser zu verstehen, beispielsweise wenn wir Unterkünfte für behinderte Menschen oder Menschen mit Drogenproblemen bereitstellen, wenn wir Nachbarschaftsstreitigkeiten im Zusammenhang mit mutmaßlichen kriminellen Aktivitäten lösen oder wenn wir jemandem helfen, Zugang zu Pflegediensten zu erhalten. Wenn wir bestimmte sensible Daten erfassen, teilen wir Ihnen mit, wie wir diese verwenden, einschließlich der Frage, an wen sie weitergegeben werden können, und holen Ihre Zustimmung hierzu ein.

Werden Sie meine Informationen verwenden, um automatisierte Entscheidungen zu treffen?

Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten für automatisierte Entscheidungen zu verwenden. Sollte sich unsere Richtlinie ändern, werden wir Sie darüber informieren.

Wem wir Ihre Informationen mitteilen/senden:

Ihre persönlichen Daten werden sicher und vertraulich behandelt und der Zugriff darauf durch Mitarbeiter der Crosby Housing Association Ltd wird verwaltet und überwacht. Wir können Informationen an Vertragspartner oder Agenturen weitergeben, mit denen wir zusammenarbeiten, wie z. B. lokale Behörden, Sozialdienste, Polizei, andere soziale Vermieter und in allen anderen Situationen, in denen wir gesetzlich dazu verpflichtet sind und/oder wenn wir der Ansicht sind, dass dies in Ihrem oder im öffentlichen Interesse liegt.

Wir können Ihre Daten an Unternehmen weitergeben, die Cloud-basierte Informationsdienste und -systeme bereitstellen. Dritte, die gebeten werden, Ihre personenbezogenen Daten in unserem Namen zu verarbeiten, sind an die von uns festgelegten strengen Geschäftsbedingungen gebunden und dürfen Ihre Daten nicht an andere Organisationen weitergeben.

Wir werden Ihre Daten nicht an Organisationen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums weitergeben.

Die folgende Liste enthält konkrete Beispiele dafür, wo wir Ihre Informationen weitergeben können. Dies ist jedoch keine vollständige Liste. Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können wir:

Informationen mit Auftragnehmern teilen, die mit der Erbringung von Dienstleistungen im Einklang mit Ihrem Mietvertrag betraut sind. Aktuelle oder Weiterleitungsadressen mit Versorgungsunternehmen und Steuerämtern teilen, um sicherzustellen, dass die Rechnungsdetails korrekt sind. Informationen über Sie mit autorisierten Inkassobüros teilen, damit diese die Schulden eintreiben können, wenn Sie gegen Miet-/Lizenzbedingungen verstoßen. Dies kann sich auf zukünftige Anträge auf Mietkredite und Versicherungen auswirken. Ihre finanzielle Situation besprechen und Informationen über Mietzahlungen (einschließlich etwaiger Rückstände) und etwaige Ansprüche auf Sozialleistungen mit der Wohngeldabteilung der örtlichen Behörde, dem Wohnungsberatungs- und Obdachlosenpräventionsteam der örtlichen Behörde oder dem Ministerium für Arbeit und Rente teilen, um sicherzustellen, dass die Leistungen korrekt ausgezahlt werden. Ihre Kontaktinformationen an Dritte weitergeben, um in unserem Namen Umfragen und Untersuchungen durchzuführen, die es uns ermöglichen, Feedback zu sammeln und die von uns angebotenen Dienstleistungen zu verbessern. Ihre Sozialversicherungsnummer weitergeben, um Ihren Universal Credit-Antrag zu überprüfen und diese Zahlungen zu verwalten. Ihre Sozialversicherungsnummer auch weitergeben, um Mietbetrug und Right-to-Buy-Antragsbetrug zu verhindern und zu untersuchen. Informationen mit Regierungsstellen und -organisationen teilen, um Entscheidungen über die Finanzierung von Sozialwohnungen sowie über Regulierung und Wohnungspolitik zu treffen (klicken Sie hier, um Anhang 2 der CORE-Datenfreigabevereinbarung anzuzeigen).

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird von Zeit zu Zeit aktualisiert, um Änderungen unserer Arbeitsweise oder der Datenschutzgesetze Rechnung zu tragen. Wir werden Sie auf alle wesentlichen Änderungen aufmerksam machen.

Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?

Wir speichern personenbezogene Daten gemäß den Richtlinien der National Housing Federation, von denen wir auf Anfrage eine Kopie bereitstellen. Beispiele sind:

Wohnanträge: werden 6 Jahre nach Annahme des Angebots aufbewahrt;

Mietakten: Aufbewahrung für 6 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses;

Bewerbungsformulare für in die engere Auswahl gekommene Bewerber: 1 Jahr;

Bewerbungsunterlagen für nicht in die engere Auswahl gekommene Bewerber: 6 Monate.

Wie werden meine persönlichen Daten gespeichert und sicher aufbewahrt?

Der Verband wendet technische Maßnahmen an, um personenbezogene Daten sicher auf Informationssystemen zu speichern. Dazu gehören Kontrollen des Netzwerkumfangs der Organisation, wie Firewall, Antivirensoftware und Backup-/Replikationsmaßnahmen, um Datenverlust zu verhindern. Der Zugriff auf personenbezogene Daten auf Systemen wird durch ein Passwort kontrolliert und kann durch Prüfprotokolle überwacht werden. Die Weitergabe von Daten an Dritte wird durch den Einsatz sicherer Übertragungsmaßnahmen wie verschlüsselte E-Mails und sichere Dateiübertragungsprotokolle kontrolliert.

Die Daten auf den Mobilgeräten (Smartphones, Tablets und Laptops), die von unseren Mitarbeitern verwendet werden, sind verschlüsselt. Unsere Mitarbeiter verfügen über verschließbare Taschen, um persönliche Dateien außerhalb des Büros mit sich zu führen, und wir halten in unseren Büros die Regeln der aufgeräumten Schreibtische ein.

Die technischen Maßnahmen werden durch Schulungen und Sensibilisierungsübungen unterstützt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Risiken und ihre Verantwortung für die Sicherheit personenbezogener Daten verstehen.

Ihre Rechte in Bezug auf die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten:

Nachfolgend finden Sie einige Informationen zu Ihren Rechten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung, die ab dem 25. Mai 2018 in Kraft tritt. Weitere Informationen finden Sie auf der ICO-Website unter www.ico.org.uk.

Sie haben das Recht:

über unsere Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten informiert werden; auf die personenbezogenen Daten zugreifen, die wir über Sie gespeichert haben (siehe unten); uns bitten, alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu berichtigen, wenn diese nicht korrekt oder unvollständig sind; vergessen werden – d. h. das Recht, uns zu bitten, alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu löschen (wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für einen begrenzten Zeitraum, wie oben erläutert, aber wenn Sie möchten, dass wir sie früher löschen, kontaktieren Sie uns bitte). Bitte beachten Sie jedoch, dass wir bestimmte Aufzeichnungen aufbewahren müssen, um Ihnen die von Ihnen gewünschten Dienste bereitstellen zu können, und dass wir möglicherweise vertraglich oder gesetzlich dazu verpflichtet sind, sodass bestimmte Informationen trotz einer solchen Aufforderung zum Vergessenwerden weiterhin gespeichert bleiben können; die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken (d. h. verhindern); Datenübertragbarkeit (Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zur Wiederverwendung bei einem anderen Dienst oder einer anderen Organisation); Einspruch gegen unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu bestimmten Zwecken erheben; Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidungsfindung und Profilerstellung (wir werden Sie informieren, wenn solche Entscheidungen und Profilerstellung erfolgen); und Sie können Ihre Zustimmung zur Nutzung Ihrer Informationen durch uns widerrufen, wenn die Informationen zuvor mit Ihrer Zustimmung bereitgestellt wurden. Bitte benachrichtigen Sie uns, wenn Sie eine zuvor erteilte Zustimmung widerrufen möchten, indem Sie an folgende Adresse schreiben:

Crosby Wohnungsbaugesellschaft mbH10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Wenn Sie Grund zur Beschwerde über unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte unter den in Abschnitt 2 oben angegebenen Kontaktdaten und wir werden unser Bestes tun, um das Problem für Sie zu lösen. Wenn wir Ihnen nicht helfen können, haben Sie auch das Recht, eine Beschwerde beim ICO einzureichen; bitte besuchen Sie www.ico.org.uk.

Zugriff auf Ihre Informationen

Sie haben das Recht, auf alle personenbezogenen Daten zuzugreifen, die wir über Sie gespeichert haben. Dafür gibt es ein formelles Verfahren, das als Subject Access Request (SAR) bezeichnet wird. Wenn Sie einen SAR stellen möchten, senden Sie bitte eine schriftliche Anfrage an unsere oben genannte Geschäftsadresse. Möglicherweise verlangen wir von Ihnen einen Identitätsnachweis, bevor wir Informationen freigeben. Ab dem 25. Mai 2018 sind wir verpflichtet, diese Informationen innerhalb eines Monats nach Erhalt Ihrer Anfrage bereitzustellen, und erheben für diesen Service normalerweise keine Gebühr. Wir können jedoch eine Gebühr erheben, wenn wir den Umfang der von Ihnen angeforderten Informationen als komplex erachten oder wenn Sie zahlreiche Anfragen stellen, und es kann dann bis zu drei Monate dauern, bis wir Ihre Anfrage erfüllen.

Datenschutzrichtlinie für Websites

Weitere Einzelheiten dazu, wie wir mit den Informationen umgehen, die wir über Ihre Aktivitäten auf unseren Websites erfassen, finden Sie hier in unserer Website-Datenschutzrichtlinie.