Crosby Housing Association Ltd Politika e privatësisë

Crosby Housing Association Ltd njeh rëndësinë e respektimit të privatësisë suaj personale dhe nevojën për të pasur masa mbrojtëse të përshtatshme rreth përpunimit të të dhënave personale. Si një kompani që ka akses dhe kontrollon të dhënat tuaja personale (një 'Kontrollues i të Dhënave'), neve na kërkohet t'ju ofrojmë informacione të caktuara në lidhje me mënyrën se si ne mbledhim, ruajmë, shkatërrojmë dhe ndryshe trajtojmë (e njohur edhe si 'përpunim') tuaj personale të dhëna. Ne jemi gjithashtu të regjistruar në Zyrën e Komisionerit të Informacionit ('ICO') si kontrollues i të dhënave.

Kush është kontrolluesi i të dhënave dhe cilat janë detajet e kontaktit të tyre?

Kontrolluesi i të Dhënave është kompania që vendos qëllimin dhe mënyrën në të cilën të dhënat personale përpunohen. Crosby Housing Association Ltd është një kontrollues i të dhënave dhe është i regjistruar në ICO. Detajet janë përcaktuar më poshtë:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NBICO numri i regjistrimit: Z6786706 Regjistruar si Shoqëri e Përfitimeve në Komunitet me numër regjistrimi FCA: 19175RHousing Numri i regjistrimit të Rregullatorit: L1719

Nëse keni ndonjë dyshim se kush është kontrolluesi juaj i të dhënave, ju lutemi na kontaktoni me shkrim në adresën e mësipërme.

A kemi një Zyrtar për Mbrojtjen e të Dhënave?

Crosby Housing Association Ltd. nuk ka një zyrtar të caktuar për mbrojtjen e të dhënave. Megjithatë, Shoqata mund të kontaktohet me pyetje dhe kërkesa për informacion me shkrim në:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Çfarë informacioni mbledhim/marrim për ju dhe si?

Ne mbajmë të dhëna personale që mund të përfshijnë emrat e familjes suaj, datat e lindjes, detajet e kontaktit dhe të dhënat e çdo transaksioni si pagesa ose kërkesa për informacion, si dhe të dhëna personale të ndjeshme si gjinia, etnia, feja ose besimet e tjera, orientimi seksual dhe mjekësia histori.

Ne mund të mbledhim informacione rreth jush në mënyra të ndryshme duke përfshirë (dhe kjo listë nuk është shteruese):-

ne marrim një emërim nga një autoritet lokal ose partner referues; formularë dhe kontrata të ndryshme (si formularët e aplikimit, marrëveshjet e qirasë, etj); ju aplikoni për t'u bërë qiramarrës; ne marrim informacion për të përcaktuar nevojat tuaja për strehim nga organizata përkatëse dhe për të na ndihmuar të vlerësojmë aplikimin tuaj, ne mund të marrim referenca nga organizata të tilla si ofruesit e banesave/pronarët privatë, agjencitë e referencës së kredisë; kërkoni ndonjë nga shërbimet tona; ju plotësoni vullnetarisht klientin tonë sondazhe; Jepni komente ose bëni një ankesë; Bëni një aplikim dhe bëhuni anëtar i stafit; Bëni një aplikim dhe bëhuni anëtar i Bordit; Oficeri/agjentët/kontraktorët tanë marrin pjesë në takime me ju; Ju na kontaktoni ose përdorni shërbimet tona dhe ne vërejmë ndonjë veprimet e ndërmarra, për shembull riparimet e druve, në mënyrë që të kemi një regjistrim të asaj që ndodhi; Ne angazhohemi në aspekte të tjera të kontaktit rutinë me ju; nga agjencitë mbështetëse dhe palët e treta që lidhen me ju; nga njerëzit e lidhur me ju si familja, miqtë dhe fqinjët;nëpërmjet përdorimit tuaj të faqeve tona të internetit, faqeve të mediave sociale dhe portalit të vetëshërbimit;Ne mund të bëjmë fotografi në ngjarje të organizuara dhe të organizuara nga Crosby Housing Association Ltd. Imazhet do të përdoren në faqet e internetit të Crosby Housing Association Ltd, në broshura dhe materiale të tjera publicitare (të tilla si buletinet) dhe mund t'i ofrohen mediave për botim në gazetat lokale ose kombëtare. Gjithmonë do t'ju jepet opsioni që të mos përfshiheni në një fotografi dhe përdorimi i asnjë imazhi do të bëhet vetëm me pëlqimin tuaj. Në disa skema strehimi dhe dyqani ynë bamirës ne kemi kamera CCTV për të regjistruar ngjarjet në zona publike dhe ne monitorojmë dhe mbledhim pamje vizuale imazhe për:-Arsyet e sigurisë Parandalimi dhe zbulimi i krimit; dhe Siguria e stafit dhe qëllimet e monitorimit.

Ju lutemi kini parasysh se nëse na jepni informacione personale në lidhje me anëtarët e familjes suaj ose bashkëpunëtorët tuaj, ne do të supozojmë se ju e bëni këtë me dijeninë dhe pëlqimin e tyre.

Është e rëndësishme që të na njoftoni për çdo ndryshim në të dhënat tuaja personale sa më shpejt të jetë e mundur, në mënyrë që ne t'ju kontaktojmë lehtësisht.

Cila është baza ligjore mbi të cilën ne përdorim të dhënat tuaja?

Përpunimi i të dhënave personale është i ligjshëm nëse subjekti i të dhënave (p.sh. ju si klienti ynë) ka dhënë pëlqimin ose kur përpunimi i të dhënave personale është i nevojshëm për zbatimin e një kontrate në të cilën subjekti i të dhënave është palë ose për të ndërmarrë hapa në kërkesën e subjektit të të dhënave përpara lidhjes së kontratës.

Përpunimi i të dhënave tuaja është i ligjshëm nëse aplikoni për strehim me ne, aplikoni për një punë me ne ose jeni strehuar tek ne. Ne nuk kemi nevojë për pëlqimin tuaj të qartë për të përpunuar të dhënat tuaja në këto rrethana.

A duhet ta jap këtë informacion dhe çfarë do të ndodhë nëse nuk e bëj?

Aty ku jeni qiramarrësi ynë, ne do të përdorim të dhënat tuaja personale për t'ju kontaktuar në lidhje me qiranë, riparimet ose çështje të tjera të menaxhimit të banesave. Pasojat e mosdhënies së të dhënave personale të sakta dhe të përditësuara në këtë shembull mund të nënkuptojnë se ne nuk mund të menaxhonim siç duhet dhe në mënyrë efektive qiranë tuaj sipas marrëveshjes që kemi me ju.

Me kë lidhen të dhënat personale

Ne mbledhim dhe mbajmë informacione personale rreth:

Konsumatorët – Kjo përfshin klientët aktualë, të mëparshëm dhe potencialë që jetojnë në pronat tona ose kanë akses në mbështetjen tonë dhe shërbime të tjera dhe përfshin anëtarët e familjes së tyre dhe njerëzit e lidhur me ta. Vizitorët – Vizitorët e faqes sonë të internetit dhe zyrave tona. Çdokush që bën një ankesë ose kërkesë për Crosby Housing Association Ltd.Partners – punonjës dhe përfaqësues të organizatave me të cilët ne bëjmë biznes duke përfshirë kontraktorët, furnitorët dhe agjencitë e tjera.

Si do ta përdorim informacionin për ju?

Ne përdorim informacionin tuaj personal për:

Na mundëso që t'ju ofrojmë akomodim dhe të komunikojmë me ju Ndërmarrja e mirëmbajtjes dhe riparimeve të pronës dhe territoritMenaxhoni strehimin, qiranë/qiranë dhe llogaritë tuaja si qiradhënësi juaj ose ofruesi i një shërbimi tjetër për ju Sigurohuni që ne të përmbushim të gjitha detyrat tona ligjore dhe ligjore, si ato që zbatohen sipas Ligjit të Barazisë, Sigurisë nga zjarri etj dhe atyre që u detyrohen financuesve dhe rregullatorëve tanë Promovoni mundësi të barabarta dhe trajtim të drejtë për të gjithë klientët tanë Siguroni informacionin që kërkoni nga neNdihmë me parandalimin e krimit, ndjekjen penale të shkelësve dhe zgjidhjen e mosmarrëveshjeve Parandaloni dhe zbuloni mashtrimin dhe pastrimin e parave Promovoni sigurinë dhe qetësinë gëzimi i lagjeve dhe komuniteteve tona në kapacitetin tonë si ofrues të banesave sociale Angazhohemi me klientët dhe bëjmë përmirësime në produktet dhe shërbimet tona. nevojat dhe preferencat dhe ju ftojmë në ngjarje. Kryeni kërkime dhe siguroni informacione anonime për të ndihmuar në përmirësimin e shërbimeve tona

Të dhëna personale të ndjeshme

Disa informacione personale klasifikohen si 'të dhëna të kategorive të veçanta' dhe nënkuptojnë çdo të dhënë personale që na tregon për origjinën tuaj etnike, opinionin politik, besimet fetare ose filozofike, anëtarësimin në sindikata ose çdo gjë që zbulon të dhënat tuaja gjenetike, të dhënat biometrike ose çdo gjë që ka qëllimi i identifikimit unik të jush, çdo gjë që ka të bëjë me shëndetin ose të dhënat në lidhje me jetën seksuale ose orientimin seksual të një personi, pretendimet për vepra penale dhe dënimet dhe veprat penale.

Ne minimizojmë mbajtjen dhe përdorimin tonë të të dhënave të kategorive të veçanta, por, duke pasur parasysh shërbimet që ofrojmë, ka raste kur i përdorim ato për të kuptuar më mirë klientët tanë dhe nevojat e tyre, për shembull kur ofrojmë strehim për personat me aftësi të kufizuara ose ata me probleme rreth abuzimit me substancat, kur zgjidhen mosmarrëveshjet e lagjes që përfshijnë aktivitete të supozuara kriminale ose kur ndihmon dikë që të ketë akses në shërbimet e kujdesit. Kur mbledhim të dhëna specifike të ndjeshme, ne do t'ju njoftojmë se si do t'i përdorim ato, duke përfshirë me kë mund të ndahen dhe do të kërkojmë pëlqimin tuaj për këtë.

A do të përdorni informacionin tim për të marrë ndonjë vendim të automatizuar?

Ne nuk propozojmë të përdorim të dhënat tuaja personale për të marrë ndonjë vendim të automatizuar. Nëse politika jonë ndryshon, ne do t'ju shkruajmë dhe do t'jua themi këtë.

Kujt do t'i ndajmë/dërgojmë informacionin tuaj:

Informacioni juaj personal do të mbahet i sigurt dhe konfidencial dhe qasja në to nga stafi i Crosby Housing Association Ltd menaxhohet dhe monitorohet. Ne mund të ndajmë informacion me kontraktorët ose agjencitë me të cilat punojmë si Autoritetet Lokale, Shërbimet Sociale, Policia, pronarë të tjerë socialë dhe çdo situatë tjetër ku na kërkohet nga ligji dhe/ose ku besojmë se është në interesin tuaj ose të publikut të bëjmë kështu që.

Ne mund t'i ndajmë të dhënat tuaja me kompanitë që ofrojnë shërbime dhe sisteme informacioni të bazuara në renë kompjuterike. Çdo palë e tretë që kërkohet të përpunojë të dhënat tuaja personale në emrin tonë do të jetë e detyruar për termat dhe kushtet strikte të përshkruara nga ne dhe nuk do të lejohet të ndajë të dhënat tuaja me organizata të tjera.

Ne nuk do t'i transferojmë të dhënat tuaja me asnjë organizatë jashtë Zonës Ekonomike Evropiane.

Lista e mëposhtme paraqet shembuj specifikë se ku mund të ndajmë informacionin tuaj, por kjo nuk është një listë shteruese. Në përpunimin e të dhënave tuaja personale ne mund të:-

ndani informacionin me kontraktorët që kanë të bëjnë me ofrimin e shërbimeve në përputhje me marrëveshjen tuaj të qirasë, ndani adresat aktuale ose përcjellëse me kompanitë e shërbimeve komunale dhe zyrat e taksave të Këshillit për t'u siguruar që detajet e faturimit janë të sakta, ndajeni informacionin rreth jush me agjencitë e autorizuara të rikuperimit të borxhit për t'i mundësuar ata të rikuperojnë borxhin nëse nuk e përmbushni atë. çdo kusht qiraje/licence. Kjo mund të ndikojë në aplikimet e ardhshme për kreditimin e qirave dhe sigurimin, diskutoni situatën tuaj financiare dhe ndani informacion në lidhje me pagesat e qirasë (duke përfshirë çdo detyrim të prapambetur) dhe çdo pretendim të bërë për përfitime të mirëqenies me departamentin e përfitimeve të strehimit të autoriteteve lokale, këshillat e autoritetit lokal për strehimin dhe ekipin e parandalimit të të pastrehëve ose Departamenti i Punës dhe i Pensioneve për t'u siguruar që përfitimet paguhen në mënyrë korrekte, kaloni informacionin tuaj të kontaktit te një palë e tretë për të kryer anketa dhe kërkime në emrin tonë, të cilat na lejojnë të mbledhim komente dhe të përmirësojmë shërbimet që ju ofrojmë, ndajeni numrin tuaj të Sigurimit Kombëtar për të verifikuar kredinë tuaj universale aplikoni dhe menaxhoni këto pagesa, gjithashtu ndajni numrin tuaj të Sigurimit Kombëtar për të parandaluar dhe hetuar informacionin e ndarjes së mashtrimit të qirasë dhe të Drejtës për të Blerë aplikacionin me organet dhe organizatat qeveritare për të informuar financimin e strehimit social, vendimet rregullatore dhe politikat e strehimit (kliko për të parë Aneksin 2 të të dhënave BËRTHAM marrëveshje për ndarje)

Ndryshime në këtë njoftim privatësie

Ky njoftim për privatësinë do të përditësohet herë pas here për të pasqyruar çdo ndryshim ose në mënyrën se si ne veprojmë ose ndryshime në legjislacionin për mbrojtjen e të dhënave. Ne do të sjellim në vëmendjen tuaj çdo ndryshim të rëndësishëm.

Për sa kohë do t'i ruani të dhënat e mia personale?

Ne ruajmë të dhënat personale në përputhje me udhëzimet nga Federata Kombëtare e Strehimit, një kopje e të cilave është në dispozicion sipas kërkesës. Shembuj janë:

Aplikimet për akomodim: mbahen për 6 vjet pas pranimit të ofertës;

Dosjet e qiramarrjes: ruhen për 6 vjet pas përfundimit të qirasë;

Formularët e aplikimit për aplikantët e përzgjedhur për punë: 1 vit;

Formulari i aplikimit për aplikantët e punës që nuk janë në listën e ngushtë: 6 muaj.

Si do të ruhen dhe do të mbahen të sigurta të dhënat e mia personale?

Shoqata zbaton masa teknike për të mbajtur të dhënat personale të ruajtura në mënyrë të sigurt në sistemet e informacionit, duke përfshirë kontrollet mbi perimetrin e rrjetit të informacionit të organizatës, të tilla si muri i zjarrit, programi antivirus dhe masat rezervë/përsëritëse për të parandaluar humbjen e të dhënave. Qasja në të dhënat personale të mbajtura në sisteme kontrollohet me fjalëkalim dhe mund të monitorohet nga të dhënat e auditimit. Ndarja e të dhënave me palët e treta kontrollohet nga përdorimi i masave të sigurta të transferimit, si p.sh. email i koduar dhe protokollet e sigurt të transferimit të skedarëve.

Të dhënat e mbajtura në pajisjet celulare (telefonat inteligjentë, tabletët dhe laptopët) të përdorura nga stafi janë të koduara. Stafi është i pajisur me çanta që mbyllen për mbajtjen e dosjeve të të dhënave personale jashtë zyrës dhe ne zbatojmë një politikë të qartë tavoline në zyrat tona.

Masat teknike mbështeten nga trajnime dhe ushtrime për rritjen e ndërgjegjësimit për të siguruar që stafi të kuptojë rreziqet dhe përgjegjësitë e tyre për ruajtjen e të dhënave personale të sigurta.

Të drejtat tuaja në lidhje me të dhënat personale që jepni:

Ne kemi paraqitur më poshtë disa informacione mbi të drejtat që keni sipas Rregullores së Përgjithshme për Mbrojtjen e të Dhënave në fuqi nga 25 maj 2018. Më shumë informacion mund të gjeni duke vizituar faqen e internetit të ICO-së në www.ico.org.uk.

Ju keni të drejtë të:

informohuni për mbledhjen dhe përdorimin tonë të të dhënave tuaja personale; hyni në të dhënat personale që mbajmë për ju (shih më poshtë); na kërkoni të korrigjojmë çdo të dhënë personale që mbajmë për ju nëse është e pasaktë ose e paplotë; të harrohet - dmth. e drejta për të na kërkoni të fshijmë çdo të dhënë personale që mbajmë për ju (ne i mbajmë të dhënat tuaja personale vetëm për një kohë të kufizuar siç shpjegohet më lart, por nëse dëshironi që t'i fshijmë më shpejt, ju lutemi na kontaktoni). Megjithatë, kini parasysh se ne duhet të mbajmë shënime të caktuara për të na mundësuar t'ju ofrojmë shërbimet që ju gëzoni dhe se ne mund të kemi një detyrim kontraktual ose ligjor për të ofruar, në mënyrë që informacione të caktuara të mund të ruhen ende pavarësisht nga çdo kërkesë e tillë për t'u harruar; kufizoni (dmth parandaloni) përpunimin e të dhënave tuaja personale; transportueshmërinë e të dhënave (marrja e një kopjeje të të dhënave tuaja personale për t'u ripërdorur me një shërbim ose organizatë tjetër); kundërshtoni përdorimin e të dhënave tuaja personale për qëllime të veçanta; të drejtat në lidhje me vendimmarrjen e automatizuar dhe profilizimi (ne do t'ju informojmë se ku ndodhin vendime të tilla dhe profilizime); dhe ju mund të tërhiqni pëlqimin tuaj për përdorimin tonë të informacionit tuaj kur informacioni është dhënë më parë me pëlqimin tuaj, ju lutemi na këshilloni nëse dëshironi të tërhiqni çdo pëlqim të dhënë më parë duke i shkruar:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Nëse keni ndonjë arsye për ankesë në lidhje me përdorimin tonë të të dhënave tuaja personale, ju lutemi na kontaktoni duke përdorur detajet e dhëna në seksionin 2 më lart dhe ne do të bëjmë çmos për ta zgjidhur problemin për ju. Nëse ne nuk jemi në gjendje t'ju ndihmojmë, keni gjithashtu të drejtën të paraqisni një ankesë në ICO; ju lutemi shkoni te www.ico.org.uk.

Duke hyrë në informacionin tuaj

Ju keni të drejtë të aksesoni çdo informacion personal që mbajmë për ju. Ekziston një proces formal për këtë i njohur si Kërkesë për Akses në Subjekt (SAR). Nëse dëshironi të bëni një SAR, ju lutemi dërgoni një kërkesë me shkrim në adresën e zyrës sonë të regjistruar më sipër. Mund të kërkojmë disa prova identiteti nga ju përpara se të publikojmë informacionin. Nga data 25 maj 2018, neve na kërkohet të japim këtë informacion brenda një muaji nga marrja e kërkesës suaj dhe normalisht nuk do të tarifojmë për këtë shërbim. Megjithatë, ne mund të bëjmë një tarifë kur konsiderojmë se sasia e informacionit që keni kërkuar është komplekse ose nëse bëni kërkesa të shumta, dhe më pas mund të na duhen deri në tre muaj për të përmbushur kërkesën tuaj.

Politika e privatësisë së faqes në internet

Për më shumë detaje se si ne i trajtojmë informacionet që mbledhim rreth aktiviteteve tuaja në faqet tona të internetit, ju lutemi shikoni Politikën tonë të Privatësisë së Uebsajtit këtu.