クロスビー住宅協会プライバシーポリシー

Crosby Housing Association Ltd は、お客様の個人情報の尊重の重要性と、個人データの処理に関する適切な保護措置を講じる必要性を認識しています。お客様の個人データにアクセスし、それを管理する会社 (「データ管理者」) として、当社はお客様の個人データを収集、保管、破棄し、その他の方法で取り扱う (「処理」とも呼ばれる) 方法について、お客様に特定の情報を提供する義務があります。当社は、情報コミッショナー事務局 (「ICO」) にもデータ管理者として登録されています。

データ管理者は誰ですか? また、その連絡先は何ですか?

データ管理者は、個人データを処理する目的と方法を決定する会社です。Crosby Housing Association Ltd はデータ管理者であり、ICO に登録されています。詳細は以下に記載されています。

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NBICO 登録番号: Z6786706コミュニティ ベネフィット ソサエティとして登録済み、FCA 登録番号: 19175RHousing Regulator 登録番号: L1719

データ管理者が誰であるかについて疑問がある場合は、上記の住所まで書面でご連絡ください。

当社にはデータ保護責任者がいますか?

Crosby Housing Association Ltd. には、専任のデータ保護責任者はいません。ただし、質問や情報のリクエストについては、書面で次の宛先に連絡できます。

クロスビー住宅協会株式会社10 チャーチロードウォータールーリバプールL22 5NB

当社はあなたについてどのような情報をどのように収集/受け取りますか?

当社は、お客様の世帯の名前、生年月日、連絡先、支払いや情報要求などの取引の記録、性別、民族、宗教またはその他の信念、性的指向、病歴などの機密性の高い個人データを含む可能性のある個人データを保持しています。

当社は、以下を含むさまざまな方法でお客様に関する情報を収集することがあります（このリストは網羅的なものではありません）。

地方自治体または紹介パートナーから指名を受け取ります。さまざまなフォームと契約書（申請書、賃貸契約書など）を受け取ります。入居を申請します。当社は、関連組織からお客様の住宅ニーズを判断するための情報を入手し、お客様の申請を評価するために、住宅提供者/民間家主、信用調査機関などの組織から照会を受けることがあります。当社のサービスをリクエストする。お客様が自発的に当社の顧客調査に回答する。フィードバックを提供する、または苦情を申し立てる。申請してスタッフの一員になる。申請して理事会のメンバーになる。当社の役員/エージェント/請負業者がお客様との面談に同席する。お客様が当社に連絡したり、当社のサービスを利用したりして、修理の記録など、行われたすべてのアクションを記録し、何が起こったかを記録します。当社がお客様と日常的に連絡を取るその他の側面に従事する。お客様に関連するサポート機関や第三者から。家族、友人、隣人など、お客様と関係のある人々から。お客様が当社のウェブサイト、ソーシャルメディアサイト、セルフサービスポータルを使用する。Crosby Housing Association Ltdが企画・主催するイベントで写真を撮影する場合があります。画像は、Crosby Housing Association Ltdのウェブサイト、パンフレット、その他の宣伝資料（写真には、ニュースレターなどの形で掲載されるほか、地元紙や全国紙への掲載用にメディアに提供される場合もあります。写真に写らないようにするオプションは常に提供され、画像の使用はお客様の同意がある場合のみとなります。一部の住宅計画とチャリティー ショップには、公共エリアでの出来事を記録する CCTV カメラが設置されており、次の目的で視覚画像を監視および収集しています: - セキュリティ上の理由 - 犯罪の防止と摘発 - スタッフの安全と監視目的。

お客様がご家族または関係者に関する個人情報を当社に提供する場合、当社はお客様がその方々の認識と同意を得て提供したものとみなしますのでご了承ください。

当社がお客様に容易に連絡できるよう、個人情報に変更があった場合はできるだけ早く当社に通知していただくことが重要です。

当社がお客様のデータを利用する法的根拠は何ですか?

データ主体（例：当社の顧客）が同意した場合、またはデータ主体が当事者である契約の履行に個人データの処理が必要な場合、または契約締結前にデータ主体の要求に応じて措置を講じるために必要な場合は、個人データの処理は合法です。

あなたが当社に住宅を申請する場合、当社に就職を申請する場合、または当社に住宅を提供された場合、あなたのデータの処理は合法です。これらの状況では、あなたのデータを処理するためにあなたの明示的な同意は必要ありません。

この情報を提供する必要がありますか? 提供しない場合はどうなりますか?

お客様が当社の借主である場合、当社はお客様の個人データを使用して、家賃、修理、その他の住宅管理問題についてお客様に連絡します。この例で正確かつ最新の個人データを提供しないと、当社がお客様との契約に基づいてお客様の賃貸借を適切かつ効果的に管理できなくなる可能性があります。

個人情報が誰に関係するか

当社は以下の個人情報を収集し、保有します。

顧客 – これには、当社の物件に居住しているか、当社のサポートやその他のサービスを利用している現在の顧客、過去の顧客、潜在的な顧客、およびその家族や関係者が含まれます。訪問者 – 当社の Web サイトやオフィスを訪問する人。Crosby Housing Association Ltd. に苦情や問い合わせをする人。パートナー – 請負業者、サプライヤー、その他の代理店など、当社と取引のある組織の従業員および代表者。

あなたに関する情報はどのように使用されますか?

当社はお客様の個人情報を以下の目的で使用します。

当社がお客様に宿泊施設を提供したり、お客様と連絡をとったりできるようにする不動産および敷地の維持管理と修理を行う家主またはお客様への他のサービス提供者としてお客様の住宅、賃貸借契約/リース契約および口座を管理する平等法、火災安全法などに適用されるもの、および資金提供者や規制当局に負うものなど、当社がすべての法的義務と法定義務を満たしていることを確認するすべてのお客様に平等な機会と公正な待遇を促進するお客様から当社に要求された情報を提供する犯罪防止、犯罪者の訴追、紛争解決を支援する詐欺やマネーロンダリングを防止および検出する社会住宅提供者としての立場で、近隣地域やコミュニティの安全と静かな暮らしを促進するお客様と関わり、製品やサービスを改善するアンケートを通じてお客様のフィードバックを収集することでサービスを改善する当社の安全保護およびその他の義務の一環として個人を危害から保護するためお客様と連絡を取り合い、お客様のニーズと好みを理解し、イベントに招待する調査を実施し、匿名の情報を提供してサービスの向上に役立てる

機密性の高い個人データ

特定の個人情報は「特別カテゴリのデータ」に分類され、民族的起源、政治的意見、宗教的または哲学的信念、労働組合への加入、または遺伝データを明らかにするもの、生体認証データ、または個人を一意に識別する目的を持つもの、健康に関するもの、または個人の性生活や性的指向に関するデータ、犯罪の容疑、有罪判決および犯罪行為に関する情報を含む個人データを意味します。

当社は、特別なカテゴリのデータの保有と使用を最小限に抑えていますが、当社が提供するサービスを考慮して、障がい者や薬物乱用の問題を抱える人に宿泊施設を提供する場合、犯罪行為の疑いのある近隣紛争を解決する場合、または介護サービスへのアクセスを支援する場合など、お客様とそのニーズをよりよく理解するためにデータを使用する場合があります。当社が特定の機密データを収集する場合は、共有先を含め、そのデータの使用方法をお客様に通知し、お客様の同意を求めます。

私の情報を使用して、自動化された意思決定を行うことはありますか?

当社は、お客様の個人情報を自動的な意思決定に利用することはございません。当社の方針に変更があった場合は、お客様に書面でお知らせいたします。

あなたの情報を共有/送信する相手:

お客様の個人情報は安全かつ機密に保管され、Crosby Housing Association Ltd のスタッフによるアクセスは管理および監視されます。当社は、地方自治体、社会福祉サービス、警察、その他の社会住宅所有者など、当社が協力する請負業者または機関と情報を共有する場合があります。また、法律で義務付けられている場合、および/またはお客様または公共の利益のためにそうすることが適切であると当社が判断した場合、その他の状況でも情報を共有する場合があります。

当社は、クラウドベースの情報サービスおよびシステムを提供する企業とお客様のデータを共有する場合があります。当社に代わってお客様の個人データを処理するよう依頼された第三者は、当社が定める厳格な利用規約に拘束され、お客様のデータを他の組織と共有することは許可されません。

当社は、お客様のデータを欧州経済領域外のいかなる組織にも転送することはありません。

以下のリストは、当社がお客様の情報を共有する可能性がある具体的な例を示していますが、これは網羅的なリストではありません。お客様の個人データを処理する際に、当社は以下のことを行う場合があります。

賃貸契約書に沿ってサービスを提供する請負業者と情報を共有し、請求の詳細が正しいことを確認するために現在の住所または転送先の住所を公共料金会社や地方税事務所と共有し、賃貸/ライセンス条件に不履行があった場合に債権を回収できるように、認可された債権回収機関とあなたの情報を共有します。これは、将来の賃貸借、信用、保険の申請に影響する可能性があります。あなたの経済状況について話し合い、家賃の支払い（滞納を含む）や福祉給付金の請求に関する情報を地方自治体の住宅給付部門、地方自治体の住宅アドバイスおよびホームレス防止チーム、または労働年金省と共有して、給付金が正しく支払われるようにします。私たちに代わってアンケートや研究を実施するためにあなたの連絡先情報を第三者に渡します。これにより、フィードバックを収集し、お客様に提供するサービスを改善できます。あなたの国民保険番号を共有して、ユニバーサルクレジットの申請を確認し、これらの支払いを管理します。また、賃貸借や購入権の申請詐欺を防止および調査するために、国民保険番号を共有します。社会住宅の資金調達、規制、住宅政策の決定を通知するために、政府機関や組織と情報を共有します（COREデータ共有契約の付録2を表示するには、ここをクリックしてください）。

このプライバシー通知の変更

このプライバシー通知は、当社の運営方法の変更やデータ保護法の変更を反映するために随時更新されます。重要な変更があった場合はお知らせします。

私の個人情報はどれくらいの期間保存されますか?

当社は、全国住宅連盟のガイドラインに従って個人データを保管しており、そのコピーはリクエストに応じて入手可能です。例:

宿泊申込書: 申込受諾後 6 年間保管されます。

賃貸ファイル: 賃貸終了後 6 年間保存されます。

最終選考に残った求職者用の申請書：1 年間

最終選考に残らなかった求職者の応募書類：6 か月。

私の個人データはどのように保存され、安全に保たれますか?

協会は、組織の情報ネットワーク境界に対するファイアウォール、ウイルス対策ソフトウェア、データ損失を防ぐためのバックアップ/レプリケーション対策などの制御を含む、情報システム上に個人データを安全に保存するための技術的対策を適用しています。システムに保存されている個人データへのアクセスはパスワードによって制御され、監査記録によって監視できます。第三者とのデータの共有は、暗号化された電子メールや安全なファイル転送プロトコルなどの安全な転送対策を使用して制御されます。

スタッフが使用するモバイル デバイス (スマートフォン、タブレット、ラップトップ) に保存されているデータは暗号化されています。スタッフは、オフィスの外に個人データ ファイルを持ち運ぶために鍵付きのバッグを装備しており、オフィスではクリア デスク ポリシーを適用しています。

技術的対策は、従業員が個人データを安全に保つためのリスクと責任を理解できるようにするためのトレーニングと意識向上の取り組みによってサポートされています。

お客様が提供する個人データに関するお客様の権利:

2018 年 5 月 25 日から施行される一般データ保護規則に基づくお客様の権利に関する情報を以下に示しました。詳細については、ICO の Web サイト (www.ico.org.uk) をご覧ください。

あなたには以下の権利があります:

当社によるお客様の個人データの収集および使用について通知を受ける権利。当社がお客様に関して保持している個人データにアクセスする権利（下記参照）。当社がお客様に関して保持している個人データが不正確または不完全な場合、修正を依頼する権利。忘れられる権利 – 当社がお客様に関して保持している個人データを削除するよう依頼する権利（当社は、上記のとおり、お客様の個人データを限られた期間のみ保持しますが、より早く削除することをご希望の場合は当社にご連絡ください）。ただし、お客様にご満足いただけるサービスを提供するために、当社は一定の記録を保持する必要があり、契約上または法律上の義務を負う場合があるため、そのような忘れられる要求にもかかわらず、一定の情報が保持される場合があることにご留意ください。個人データの処理を制限（防止）する権利。データポータビリティ（お客様の個人データのコピーを取得し、別のサービスまたは組織で再利用する権利）。特定の目的でのお客様の個人データの使用に異議を申し立てる権利。自動化された意思決定およびプロファイリングに関する権利（当社は、そのような意思決定およびプロファイリングが行われる場所をお客様に通知します）。以前にお客様の同意を得て情報を提供された場合、お客様は当社によるお客様の情報の利用に対する同意を撤回することができます。以前に与えられた同意を撤回したい場合は、以下の宛先まで書面でご連絡ください。

クロスビー住宅協会株式会社10 チャーチロードウォータールーリバプールL22 5NB

お客様の個人情報の当社による使用に関して苦情がある場合は、上記第 2 項に記載されている連絡先までご連絡ください。当社はお客様のために問題解決に最善を尽くします。当社が対応できない場合は、ICO に苦情を申し立てる権利もありますので、www.ico.org.uk にアクセスしてください。

あなたの情報にアクセスする

お客様は、当社が保有するお客様の個人情報にアクセスする権利を有します。これには、個人情報アクセス要求 (SAR) と呼ばれる正式な手続きがあります。SAR を希望される場合は、上記の登記済みオフィス住所に書面でリクエストをお送りください。情報を公開する前に、お客様の身分証明書の提示をお願いする場合があります。2018 年 5 月 25 日以降、当社はお客様のリクエストを受領してから 1 か月以内にこの情報を提供する必要があり、通常はこのサービスに対して料金を請求しません。ただし、お客様がリクエストした情報の量が複雑であると判断した場合や、リクエストが多数ある場合は料金を請求する可能性があり、その場合、リクエストに対応するのに最大 3 か月かかることがあります。

ウェブサイトのプライバシーポリシー

当社のウェブサイト上でのお客様の活動に関して収集した情報の取り扱い方法の詳細については、こちらのウェブサイトのプライバシー ポリシーをご覧ください。