Crosby Housing Association Ltd 隐私政策

Crosby Housing Association Ltd 认识到尊重您的个人隐私的重要性，并有必要在处理个人数据时采取适当的保护措施。作为一家有权访问和控制您的个人数据的公司（“数据控制者”），我们必须向您提供有关我们如何收集、存储、销毁和以其他方式处理（也称为“处理”）您的个人数据的某些信息。我们还在信息专员办公室（“ICO”）注册为数据控制者。

谁是数据控制者？他们的联系方式是什么？

数据控制者是决定处理任何个人数据的目的和方式的公司。Crosby Housing Association Ltd 是数据控制者，并在 ICO 注册。详情如下：

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NBICO 注册号：Z6786706 注册为社区福利协会，FCA 注册号：19175R 住房监管机构注册号：L1719

如果您对您的数据控制者是谁有任何疑问，请通过上述地址以书面形式与我们联系。

我们有数据保护官吗？

Crosby Housing Association Ltd. 没有指定数据保护官。但是，可以通过以下方式以书面形式联系该协会以提出疑问和信息请求：

Crosby 房屋协会有限公司10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

我们收集/接收有关您的哪些信息以及如何收集/接收？

我们保存的个人数据可能包括您家庭的姓名、出生日期、联系方式和任何交易的记录（例如付款或信息请求）以及敏感的个人数据（例如性别、种族、宗教或其他信仰、性取向和病史）。

我们可能通过多种方式收集您的信息，包括（此列表并不详尽）：-

我们收到地方当局或推荐合作伙伴的提名；各种表格和合同（如申请表、租赁协议等）；您申请成为租户；我们从相关机构获取信息以确定您的住房需求，为了帮助我们评估您的申请，我们可能会从住房提供商/私人房东、信用咨询机构等组织获取推荐；请求我们提供任何服务；您自愿完成我们的客户调查；提供反馈或投诉；提出申请并成为员工；提出申请并成为董事会成员；我们的官员/代理人/承包商与您一起参加约会；您联系我们或使用我们的服务，我们会记录所采取的任何行动，例如记录维修，以便我们记录发生的事情；我们与您进行其他方面的日常联系；从与您有关的支持机构和第三方获取；从与您有关联的人，如家人、朋友和邻居获取；通过您使用我们的网站、社交媒体网站和自助服务门户；我们可能会在 Crosby Housing Association Ltd 组织和主办的活动中拍照。这些照片将用于 Crosby Housing Association Ltd 的网站、宣传册和其他宣传材料（如时事通讯），并可能提供给媒体在当地或全国性报纸上发表。您始终可以选择不被包括在照片中，并且任何图像的使用都需征得您的同意。在一些住房计划和我们的慈善商店中，我们安装了闭路电视摄像机来记录公共区域的事件，并且我们监控和收集视觉图像，用于：-安全原因预防和侦查犯罪；以及员工安全和监控目的。

请注意，如果您向我们提供与您的家庭成员或同事有关的个人信息，我们将假定您这样做是在他们的知情和同意的情况下。

重要的是，您要尽快通知我们您的个人信息的任何变更，以便我们轻松与您联系。

我们使用您的数据的合法依据是什么？

如果数据主体（例如，您，作为我们的客户）已同意，或为了履行数据主体作为一方当事人的合同，或为了在签订合同之前根据数据主体的要求采取措施而有必要处理个人数据，则处理个人数据是合法的。

如果您向我们申请住房、向我们申请工作或已被我们安置，则处理您的数据是合法的。在这些情况下，我们不需要您的明确同意来处理您的数据。

我必须提供这些信息吗？如果我不提供会发生什么？

如果您是我们的租户，我们将使用您的个人数据与您联系，讨论您的租金、维修或其他房屋管理问题。在此示例中，不提供准确和最新的个人数据的后果可能意味着我们无法根据我们与您达成的协议妥善有效地管理您的租赁。

个人信息与谁有关

我们收集并保存以下个人信息：

客户 – 包括居住在我们的房产或使用我们的支持和其他服务的现有、以前和潜在客户，包括他们的家庭成员和与他们相关的人。访客 – 访问我们网站和办公室的访客。向 Crosby Housing Association Ltd. 提出投诉或询问的任何人。合作伙伴 – 与我们有业务往来的组织的员工和代表，包括承包商、供应商和其他机构。

我们将如何使用您的信息？

我们将使用您的个人信息来：

使我们能够为您提供住宿并与您沟通承担物业和场地维护和维修作为您的房东或其他服务的提供者管理您的住房、租赁/租约和账户确保我们履行所有法律和法定职责，例如《平等法》、消防安全等规定的职责以及对我们的资助者和监管机构的职责为所有客户提供平等机会和公平待遇提供您向我们索取的信息帮助预防犯罪、起诉罪犯和解决纠纷预防和发现欺诈和洗钱以社会住房提供者的身份促进我们社区的安全和安静享受与客户互动并改进我们的产品和服务通过调查收集您的反馈来改进服务作为我们的保护和其他义务的一部分，保护个人免受伤害与我们的客户保持联系，了解您的需求和偏好并邀请您参加活动。开展研究并提供匿名信息以帮助改进我们的服务

敏感个人信息

某些个人信息被归类为“特殊类别数据”，指的是任何告诉我们您的种族、政治观点、宗教或哲学信仰、工会会员资格或任何揭示您的基因数据、生物特征数据或任何旨在唯一识别您身份的数据、任何有关健康或与个人性生活或性取向有关的数据、刑事犯罪指控以及刑事定罪和犯罪的个人数据。

我们尽量减少对特殊类别数据的保存和使用，但考虑到我们提供的服务，有时我们会使用这些数据来更好地了解我们的客户及其需求，例如为残疾人士或有药物滥用问题的人提供住宿、解决涉及涉嫌犯罪活动的邻里纠纷或帮助某人获得护理服务。当我们收集特定的敏感数据时，我们会通知您我们将如何使用这些数据，包括可能与谁共享这些数据，并征求您的同意。

您会使用我的信息来做出任何自动化决策吗？

我们不建议使用您的个人数据来做出任何自动化决策。如果我们的政策发生变化，我们会写信通知您。

我们将与谁共享/发送您的信息：

您的个人信息将得到安全保密，Crosby Housing Association Ltd 员工的访问将受到管理和监控。我们可能会与承包商或我们合作的机构（如地方当局、社会服务机构、警察、其他社会房东）以及法律要求我们和/或我们认为这样做符合您或公众利益的任何其他情况共享信息。

我们可能会与提供基于云的信息服务和系统的公司共享您的数据。任何被要求代表我们处理您的个人数据的第三方都将受到我们制定的严格条款和条件的约束，并且不得与其他组织共享您的数据。

我们不会将您的数据传输给欧洲经济区以外的任何组织。

以下列表列出了我们可能共享您的信息的具体示例，但这不是详尽的清单。在处理您的个人数据时，我们可能会：-

与负责按照您的租赁协议提供服务的承包商共享信息与公用事业公司和市政税办公室共享当前或转寄地址，以确保账单详细信息正确与授权债务追偿机构共享您的信息，以便他们能够在您违反任何租赁/许可条件时追回债务。这可能会影响未来租赁信贷和保险的申请讨论您的财务状况并与地方当局住房福利部门、地方当局住房咨询和无家可归者预防小组或劳动和养老金部共享有关租金支付（包括任何欠款）和任何福利索赔的信息，以确保正确支付福利将您的联系信息传递给第三方，以代表我们进行调查和研究，使我们能够收集反馈并改进我们为您提供的服务共享您的国民保险号码，以验证您的通用信贷申请并管理这些付款还共享您的国民保险号码，以防止和调查租赁和购买权申请欺诈与政府机构和组织共享信息，为社会住房资金、监管和住房政策决策提供信息（单击查看 CORE 数据共享协议附件 2）

本隐私声明的变更

本隐私声明将不时更新，以反映我们运营方式或数据保护法规的任何变化。我们会将任何重大变更告知您。

你们将保存我的个人数据多久时间？

我们根据国家住房联合会的指导方针存储个人数据，该指导方针的副本可应要求提供。例如：

住宿申请：在接受录取后保存6年；

租赁档案：租赁结束后保存6年；

入围求职者的申请表：1年；

未入围求职者的申请表：6个月。

我的个人数据将如何存储并确保安全？

协会采用技术措施将个人数据安全地存储在信息系统中，包括对组织信息网络边界的控制，例如防火墙、防病毒软件和备份/复制措施，以防止数据丢失。对系统中保存的个人数据的访问由密码控制，并可通过审计记录进行监控。与第三方的数据共享通过使用安全传输措施进行控制，例如加密电子邮件和安全文件传输协议。

员工使用的移动设备（智能手机、平板电脑和笔记本电脑）上的数据均经过加密。员工配备可上锁的包，用于将个人数据文件带出办公室，我们在办公室内实行清洁办公桌政策。

这些技术措施辅以培训和提高认识的活动，以确保员工了解保护个人数据安全的风险和责任。

您对您提供的个人信息的权利：

下面我们列出了您根据 2018 年 5 月 25 日起生效的《通用数据保护条例》所享有的权利的一些信息。如需了解更多信息，请访问 ICO 网站 www.ico.org.uk。

您有权：

了解我们收集和使用您的个人数据的方式；访问我们持有的关于您的个人数据（见下文）；如果我们持有的关于您的个人数据不准确或不完整，请要求我们纠正；被遗忘 – 即有权要求我们删除我们持有的关于您的任何个人数据（如上所述，我们只会在有限的时间内保留您的个人数据，但如果您希望我们尽快删除，请与我们联系）。但请注意，我们需要保留某些记录以便为您提供您喜欢的服务，并且我们可能有合同或法定义务提供这些记录，因此尽管有此类被遗忘的请求，某些信息仍可能被保留；限制（即防止）处理您的个人数据；数据可移植性（获取您的个人数据副本以便在其他服务或组织中重复使用）；反对我们将您的个人数据用于特定目的；关于自动决策和分析的权利（我们会告知您此类决策和分析发生的位置）；并且您可以撤回我们对使用您的信息的同意，如果该信息之前已经征得您的同意，请通过写信告知我们您是否希望撤回之前给予的任何同意：

Crosby 房屋协会有限公司10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

如果您对我们使用您的个人数据有任何投诉理由，请使用上文第 2 部分提供的详细信息联系我们，我们将尽力为您解决问题。如果我们无法提供帮助，您也有权向 ICO 提出投诉；请访问 www.ico.org.uk。

访问您的信息

您有权访问我们持有的有关您的任何个人信息。此操作有一个正式流程，称为主题访问请求 (SAR)。如果您想提出 SAR，请以书面形式向我们上述注册办事处地址发送请求。在发布信息之前，我们可能需要您提供一些身份证明。自 2018 年 5 月 25 日起，我们需要在收到您的请求后一个月内提供此信息，并且通常不会对此项服务收费。但是，如果我们认为您请求的信息量很复杂或您提出了大量请求，我们可能会收取费用，然后我们可能需要长达三个月的时间来满足您的请求。

网站隐私政策

有关我们如何处理收集到的有关您在我们网站上的活动的信息的更多详细信息，请在此处查看我们的网站隐私政策。