Polityka prywatności Crosby Housing Association Ltd

Crosby Housing Association Ltd zdaje sobie sprawę ze znaczenia poszanowania prywatności osobistej i potrzeby posiadania odpowiednich zabezpieczeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Jako firma, która ma dostęp do Twoich danych osobowych i je kontroluje („administrator danych”), jesteśmy zobowiązani do przekazania Ci pewnych informacji na temat tego, w jaki sposób zbieramy, przechowujemy, niszczymy i w inny sposób obchodzimy się z Twoimi danymi osobowymi (tzw. „przetwarzamy”). dane. Jesteśmy również zarejestrowani w Biurze Komisarza ds. Informacji („ICO”) jako administrator danych.

Kto jest administratorem danych i jakie są jego dane kontaktowe?

Administratorem danych jest firma, która decyduje o celu i sposobie przetwarzania wszelkich danych osobowych. Crosby Housing Association Ltd jest administratorem danych i jest zarejestrowany w ICO. Szczegóły przedstawiono poniżej:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NBICO numer rejestracyjny: Z6786706Zarejestrowane jako stowarzyszenie na rzecz pożytku społecznego z numerem rejestracyjnym FCA: 19175RNumer rejestracyjny organu regulacyjnego ds. mieszkalnictwa: L1719

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości co do tego, kto jest Twoim Administratorem Danych, skontaktuj się z nami pisemnie na powyższy adres.

Czy mamy inspektora ochrony danych?

Crosby Housing Association Ltd. nie ma wyznaczonego inspektora ochrony danych. Z zapytaniami i prośbami o informacje można się jednak kontaktować pisemnie pod adresem:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Jakie informacje o Tobie zbieramy/otrzymujemy i w jaki sposób?

Przechowujemy dane osobowe, które mogą obejmować imiona i nazwiska Twojego gospodarstwa domowego, daty urodzenia, dane kontaktowe i zapisy wszelkich transakcji, takich jak płatności lub prośby o informacje, a także wrażliwe dane osobowe, takie jak płeć, pochodzenie etniczne, religia lub inne przekonania, orientacja seksualna i stan zdrowia historia.

Możemy zbierać informacje o Tobie na różne sposoby, w tym (ta lista nie jest wyczerpująca): -

otrzymujemy nominację od władz lokalnych lub partnera polecającego; różne formularze i umowy (takie jak formularze wniosków, umowy najmu itp.); ubiegasz się o zostanie najemcą; uzyskujemy informacje w celu określenia Twoich potrzeb mieszkaniowych od odpowiedniej organizacji i aby pomóc nam ocenić Twój wniosek, możemy pozyskać referencje od takich organizacji jak dostawcy mieszkań/prywatni właściciele, agencje informacji kredytowej;zażądaj którejkolwiek z naszych usług;dobrowolnie wypełniasz formularz klienta ankiety;Przekaż opinię lub złóż skargę;Złóż wniosek i zostań członkiem personelu;Złóż wniosek i zostań członkiem Zarządu;Nasi funkcjonariusze/agenci/kontrahenci biorą udział w spotkaniach z Tobą;Kontaktujesz się z nami lub korzystasz z naszych usług, a my odnotowujemy wszelkie podjęte działania, na przykład rejestrowanie napraw, abyśmy mieli zapis tego, co się wydarzyło; Angażujemy się w inne aspekty rutynowego kontaktu z Tobą; od agencji wsparcia i stron trzecich, które Cię dotyczą; od osób powiązanych z Tobą, takich jak rodzina, przyjaciele i sąsiadów; podczas korzystania z naszych stron internetowych, serwisów społecznościowych i portalu samoobsługowego;Możemy robić zdjęcia podczas wydarzeń organizowanych i prowadzonych przez Crosby Housing Association Ltd. Zdjęcia będą wykorzystywane na stronach internetowych Crosby Housing Association Ltd, w broszurach i inne materiały reklamowe (takie jak biuletyny) i mogą być przekazywane mediom w celu publikacji w gazetach lokalnych lub krajowych. Zawsze będziesz mieć możliwość nieumieszczenia ich na zdjęciu, a wykorzystanie jakichkolwiek zdjęć będzie możliwe wyłącznie za Twoją zgodą. W niektórych programach mieszkaniowych i naszym sklepie charytatywnym posiadamy kamery CCTV do rejestrowania wydarzeń w miejscach publicznych oraz monitorujemy i zbieramy materiały wizualne obrazy dla: -Ze względów bezpieczeństwaZapobieganie i wykrywanie przestępstw; oraz Bezpieczeństwo personelu i cele monitorowania.

Należy pamiętać, że jeśli przekażesz nam dane osobowe dotyczące członków Twojej rodziny lub współpracowników, założymy, że robisz to za ich wiedzą i zgodą.

Ważne jest, abyś jak najszybciej powiadomił nas o wszelkich zmianach w swoich danych osobowych, abyśmy mogli łatwo się z Tobą skontaktować.

Na jakiej podstawie prawnej wykorzystujemy Twoje dane?

Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem jeżeli osoba, której dane dotyczą (np. Ty jako nasz klient) wyraziła zgodę lub gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub w celu podjęcia działań na żądanie żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Przetwarzanie Twoich danych jest zgodne z prawem, jeśli ubiegasz się o mieszkanie u nas, ubiegasz się o pracę u nas lub byłeś u nas zakwaterowany. W takich okolicznościach nie potrzebujemy Twojej wyraźnej zgody na przetwarzanie Twoich danych.

Czy muszę podawać te informacje i co się stanie, jeśli tego nie zrobię?

Jeżeli jesteś naszym najemcą, będziemy wykorzystywać Twoje dane osobowe, aby kontaktować się z Tobą w sprawie czynszu, napraw lub innych kwestii związanych z zarządzaniem mieszkaniem. Konsekwencje niepodania dokładnych i aktualnych danych osobowych w tym przykładzie mogą oznaczać, że nie mogliśmy właściwie i efektywnie zarządzać Twoim najmem w ramach umowy, którą z Tobą zawarliśmy.

Kogo dotyczą dane osobowe

Gromadzimy i przechowujemy dane osobowe dotyczące:

Klienci – obejmuje to obecnych, byłych i potencjalnych klientów, którzy mieszkają w naszych obiektach lub uzyskują dostęp do naszego wsparcia i innych usług, a także członków ich rodzin i osób z nimi powiązanych. Goście – odwiedzający naszą stronę internetową i nasze biura. Każdy, kto składa skargę lub zapytanie do Crosby Housing Association Ltd.Partnerzy – pracownicy i przedstawiciele organizacji, z którymi współpracujemy, w tym wykonawcy, dostawcy i inne agencje.

W jaki sposób będziemy wykorzystywać informacje o Tobie?

Używamy Twoich danych osobowych, aby:

Pozwól nam zapewnić Ci zakwaterowanie i komunikować się z Tobą. Podejmuj się konserwacji i napraw nieruchomości i terenów. Zarządzaj Twoim mieszkaniem, najmem/dzierżawą i kontami jako właściciel lub dostawca innej usługi dla Ciebie. Upewnij się, że spełniamy wszystkie nasze obowiązki prawne i ustawowe, takie jak te, które mają zastosowanie. zgodnie z Ustawą o równości, bezpieczeństwem przeciwpożarowym itp. oraz należności należne naszym fundatorom i organom regulacyjnymPromowanie równych szans i sprawiedliwego traktowania wszystkich naszych klientówDostarczanie informacji, o które prosiszPomoc w zapobieganiu przestępczości, ściganiu przestępców i rozwiązywaniu sporówZapobieganie i wykrywanie oszustw i prania pieniędzyPromowanie bezpieczeństwa i spokoju czerpanie przyjemności z życia w naszych dzielnicach i społecznościach jako dostawcy mieszkań socjalnych Nawiązywanie kontaktu z klientami i wprowadzanie ulepszeń w naszych produktach i usługach Ulepszanie usług poprzez zbieranie opinii za pośrednictwem ankiet Aby chronić osoby przed krzywdą w ramach naszych obowiązków ochronnych i innych zobowiązań Utrzymuj kontakt z naszymi klientami, zrozum ich potrzeb i preferencji oraz zapraszać Cię na wydarzenia. Przeprowadzać badania i dostarczać zanonimizowane informacje, aby pomóc ulepszyć nasze usługi

Dane osobowe wrażliwe

Niektóre dane osobowe są klasyfikowane jako „dane kategorii specjalnych” i oznaczają wszelkie dane osobowe, które mówią nam o Twoim pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych lub wszelkich innych danych ujawniających Twoje dane genetyczne, dane biometryczne lub cokolwiek, co ma w celu jednoznacznej identyfikacji użytkownika, wszelkich danych dotyczących zdrowia lub danych związanych z życiem seksualnym lub orientacją seksualną danej osoby, zarzutów popełnienia przestępstwa oraz wyroków skazujących i wykroczeń karnych.

Minimalizujemy przechowywanie i wykorzystywanie danych kategorii specjalnych, ale biorąc pod uwagę świadczone przez nas usługi, czasami wykorzystujemy je, aby lepiej zrozumieć naszych klientów i ich potrzeby, na przykład zapewniając zakwaterowanie dla osób niepełnosprawnych lub osób mających problemy z nadużywaniem substancji psychoaktywnych, przy rozwiązywaniu sporów sąsiedzkich związanych z domniemaną działalnością przestępczą lub gdy pomagasz komuś w dostępie do usług opieki. Kiedy zbieramy określone dane wrażliwe, powiadomimy Cię o tym, w jaki sposób je wykorzystamy, w tym o tym, komu mogą być udostępniane, i poprosimy Cię o zgodę na to.

Czy będziesz wykorzystywać moje dane do podejmowania jakichkolwiek zautomatyzowanych decyzji?

Nie proponujemy wykorzystywania Twoich danych osobowych do podejmowania jakichkolwiek zautomatyzowanych decyzji. Jeśli nasza polityka ulegnie zmianie, napiszemy do Ciebie i poinformujemy Cię o tym.

Komu będziemy udostępniać/wysyłać Twoje dane:

Twoje dane osobowe będą bezpieczne i poufne, a dostęp do nich personelu Crosby Housing Association Ltd będzie zarządzany i monitorowany. Możemy udostępniać informacje wykonawcom lub agencjom, z którymi współpracujemy, takim jak władze lokalne, opieka społeczna, policja, inni właściciele lokali socjalnych oraz w każdej innej sytuacji, gdy jest to wymagane przez prawo i/lub gdy uważamy, że leży to w interesie Twoim lub publicznym Więc.

Możemy udostępniać Twoje dane firmom świadczącym usługi i systemy informacyjne w chmurze. Każda osoba trzecia poproszona o przetwarzanie Twoich danych osobowych w naszym imieniu będzie zobowiązana do przestrzegania ściśle określonych przez nas warunków i nie będzie mogła udostępniać Twoich danych innym organizacjom.

Nie będziemy przekazywać Twoich danych żadnej organizacji spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Poniższa lista zawiera konkretne przykłady miejsc, w których możemy udostępniać Twoje dane, ale nie jest to lista wyczerpująca. Przetwarzając Twoje dane osobowe możemy:-

udostępniaj informacje wykonawcom zajmującym się świadczeniem usług zgodnie z Twoją umową najmu udostępniaj aktualne adresy lub adresy do korespondencji przedsiębiorstwom użyteczności publicznej i urzędom skarbowym, aby upewnić się, że dane rozliczeniowe są prawidłowe udostępniaj informacje o Tobie autoryzowanym agencjom windykacyjnym, aby umożliwić im odzyskanie długu w przypadku niewykonania zobowiązania wszelkie warunki najmu/licencji. Może to mieć wpływ na przyszłe wnioski o kredyt i ubezpieczenie najmu. Przedyskutuj swoją sytuację finansową i podziel się informacjami na temat płatności czynszu (w tym wszelkich zaległości) oraz wszelkich wniosków o świadczenia socjalne z wydziałem ds. świadczeń mieszkaniowych władz lokalnych, zespołem ds. porad mieszkaniowych i zapobiegania bezdomności władz lokalnych lub z zespołem ds. zapobiegania bezdomności. Departament Pracy i Emerytur, aby upewnić się, że świadczenia są wypłacane prawidłowo, przekazać swoje dane kontaktowe stronie trzeciej w celu przeprowadzenia w naszym imieniu ankiet i badań, które pozwolą nam zebrać opinie i ulepszyć oferowane przez nas usługi. Udostępnić swój numer ubezpieczenia społecznego w celu weryfikacji Twojego Universal Credit. składania wniosków i zarządzania tymi płatnościami, udostępnij także swój numer ubezpieczenia społecznego, aby zapobiegać oszustwom związanym z najmem i prawem do zakupu oraz prowadzić dochodzenia w ich sprawie, udostępniaj informacje organom i organizacjom rządowym, aby informować o funduszach mieszkalnictwa socjalnego, decyzjach regulacyjnych i dotyczących polityki mieszkaniowej (kliknij, aby wyświetlić załącznik 2 danych CORE umowa o udostępnianie)

Zmiany w niniejszej Polityce prywatności

Niniejsza informacja o ochronie prywatności będzie od czasu do czasu aktualizowana, aby odzwierciedlić wszelkie zmiany w sposobie, w jaki działamy, lub zmiany w przepisach dotyczących ochrony danych. Zwrócimy Twoją uwagę na wszelkie istotne zmiany.

Jak długo będą Państwo przechowywać moje dane osobowe?

Przechowujemy dane osobowe zgodnie z wytycznymi Krajowej Federacji Mieszkaniowej, których kopia jest dostępna na żądanie. Przykładami są:

Wnioski o zakwaterowanie: przechowywane przez 6 lat od chwili przyjęcia oferty;

Akta najmu: przechowywane przez 6 lat po zakończeniu najmu;

Formularze zgłoszeniowe dla kandydatów znajdujących się na krótkiej liście: 1 rok;

Formularze wniosków dla kandydatów nie znajdujących się na krótkiej liście: 6 miesięcy.

W jaki sposób moje dane osobowe będą przechowywane i bezpieczne?

Stowarzyszenie stosuje środki techniczne w celu bezpiecznego przechowywania danych osobowych w systemach informatycznych, w tym kontrole obwodu sieci informacyjnej organizacji, takie jak zapora sieciowa, oprogramowanie antywirusowe oraz środki tworzenia kopii zapasowych/replikacji, aby zapobiec utracie danych. Dostęp do danych osobowych przechowywanych w systemach jest kontrolowany hasłem i może być monitorowany za pomocą zapisów audytu. Udostępnianie danych stronom trzecim jest kontrolowane poprzez stosowanie bezpiecznych środków przesyłania, takich jak szyfrowane wiadomości e-mail i protokoły bezpiecznego przesyłania plików.

Dane przechowywane na urządzeniach mobilnych (smartfonach, tabletach i laptopach), z których korzystają pracownicy, są szyfrowane. Pracownicy wyposażeni są w zamykane torby do przenoszenia plików z danymi osobowymi poza biuro, a w naszych biurach stosujemy politykę przejrzystego biurka.

Środki techniczne są wspierane szkoleniami i działaniami podnoszącymi świadomość, aby zapewnić, że pracownicy rozumieją ryzyko i swoje obowiązki w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych.

Twoje prawa w związku z przekazanymi przez Ciebie danymi osobowymi:

Poniżej przedstawiamy informacje na temat praw przysługujących Ci na mocy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych obowiązującego od 25 maja 2018 r. Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej ICO pod adresem www.ico.org.uk.

Masz prawo do:

być informowanym o gromadzeniu i wykorzystywaniu przez nas Twoich danych osobowych; uzyskać dostęp do danych osobowych, które o Tobie posiadamy (patrz poniżej); poprosić nas o sprostowanie wszelkich danych osobowych, które posiadamy na Twój temat, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne; zostać zapomnianym – tj. prawo do poproś nas o usunięcie wszelkich danych osobowych, które posiadamy na Twój temat (przechowujemy Twoje dane osobowe tylko przez ograniczony czas, jak wyjaśniono powyżej, ale jeśli chcesz, abyśmy usunęli je wcześniej, skontaktuj się z nami). Należy jednak pamiętać, że musimy prowadzić pewną dokumentację, abyśmy mogli świadczyć Ci usługi, z których korzystasz, i że możemy mieć umowny lub ustawowy obowiązek zapewnienia, aby pewne informacje mogły nadal zostać zachowane pomimo takiego żądania zapomnienia; (tzn. zapobiegać) przetwarzaniu Twoich danych osobowych; przenoszenia danych (uzyskania kopii danych osobowych w celu ich ponownego wykorzystania w innej usłudze lub organizacji); wniesienia sprzeciwu wobec wykorzystywania przez nas Twoich danych osobowych w określonych celach; praw w zakresie zautomatyzowanego podejmowania decyzji i profilowanie (poinformujemy Cię, gdzie takie decyzje i profilowanie nastąpią); i możesz wycofać swoją zgodę na wykorzystanie przez nas Twoich informacji, jeśli informacje zostały wcześniej przekazane za Twoją zgodą. Jeśli chcesz wycofać wcześniej udzieloną zgodę, poinformuj nas o tym, pisząc na adres:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Jeśli masz powód do skargi dotyczącej wykorzystania przez nas Twoich danych osobowych, skontaktuj się z nami, korzystając z danych podanych w sekcji 2 powyżej, a my dołożymy wszelkich starań, aby rozwiązać problem za Ciebie. Jeśli nie będziemy w stanie Ci pomóc, masz również prawo złożyć skargę do ICO; wejdź na stronę www.ico.org.uk.

Dostęp do Twoich informacji

Masz prawo dostępu do wszelkich danych osobowych, które posiadamy na Twój temat. Istnieje w tym celu formalny proces znany jako żądanie dostępu do podmiotu (SAR). Jeśli chcesz dokonać SAR, wyślij pisemny wniosek na adres naszej siedziby podany powyżej. Przed udostępnieniem informacji możemy wymagać od Ciebie dowodu tożsamości. Od 25 maja 2018 r. jesteśmy zobowiązani przekazać te informacje w ciągu jednego miesiąca od otrzymania Twojej prośby i zwykle nie pobieramy opłaty za tę usługę. Możemy jednak pobrać opłatę, jeśli uznamy, że ilość żądanych informacji jest skomplikowana lub jeśli złożysz wiele żądań, a spełnienie Twojej prośby może zająć do trzech miesięcy.

Polityka prywatności witryny

Aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu, w jaki traktujemy informacje, które zbieramy na temat Twoich działań na naszych stronach internetowych, zapoznaj się z naszą Polityką prywatności witryny tutaj.