克羅斯比房屋協會有限公司隱私權政策

克羅斯比住房協會有限公司認識到尊重您的個人隱私的重要性以及在個人資料處理方面採取適當保護措施的必要性。作為一家有權存取和控制您的個人資料的公司（「資料控制者」），我們需要向您提供有關我們如何收集、儲存、銷毀和以其他方式處理（也稱為「處理」）您的個人數據的某些資訊。我們也作為資料控制者在資訊專員辦公室（“ICO”）註冊。

誰是資料控制者？

資料控制者是決定任何個人資料處理目的和方式的公司。 Crosby Housing Association Ltd 是資料控制者並在 ICO 註冊。詳情如下：

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NBICO 註冊號碼：Z6786706註冊為社區福利協會，FCA 註冊號碼：19175RH 住房監管機構註冊號碼：L1719

如果您對您的資料控制者是誰有任何疑問，請透過上述地址以書面形式與我們聯繫。

我們有資料保護官嗎？

Crosby Housing Association Ltd. 沒有指定的資料保護官。但是，如果有疑問和資訊請求，可以透過以下方式與協會聯繫：

克羅斯比住房協會有限公司10 Church Road滑鐵盧利物浦L22 5NB

我們收集/收到有關您的哪些資訊以及如何收集/接收？

我們持有的個人資料可能包括您的家庭姓名、出生日期、聯絡資訊和任何交易記錄（例如付款或資訊請求）以及敏感個人數據，例如性別、種族、宗教或其他信仰、性取向和醫療狀況歷史。

我們可能會透過多種方式收集有關您的信息，包括（此列表並不詳盡）：-

我們收到地方當局或推薦合作夥伴的提名；各種表格和合約（例如申請表、租賃協議等）；您申請成為租戶；我們從相關組織獲取資訊以確定您的住房需求，為了幫助我們評估您的申請，我們可能會從住房提供者/私人房東、信用諮詢機構等組織獲取參考資料；請求我們的任何服務；您自願填寫我們的客戶資訊調查；提供回饋或提出申訴；提出申請並成為員工；提出申請並成為董事會成員；我們的官員/代理人/承包商與您會面；您聯絡我們或使用我們的服務，我們注意到任何採取的行動，例如記錄維修，以便我們記錄所發生的情況；我們與您進行日常聯繫的其他方面；來自與您有關的支持機構和第三方；來自與您相關的人，例如家人、朋友和鄰居；透過您使用我們的網站、社群媒體網站和自助服務入口網站；我們可能會在Crosby Housing Association Ltd 組織和主辦的活動中拍照。資料（例如時事通訊），並可提供給媒體以在地方或全國報紙上發表。您始終可以選擇不包含在照片中，並且只有在您同意的情況下才能使用任何影像。資訊影像用於：-安全原因預防和偵查犯罪；以及員工安全和監控目的。

請注意，如果您向我們提供與您的家庭成員或同事有關的個人信息，我們將假定您在他們知情並同意的情況下這樣做。

如果您的個人資訊發生任何變更，請務必盡快通知我們，以便我們可以輕鬆與您聯繫。

我們使用您的資料的合法依據是什麼？

如果資料主體（例如，作為我們的客戶的您）已同意，或者為了履行資料主體作為一方的合約或為了採取措施而需要處理個人數據，則處理個人資料是合法的。的請求。

如果您向我們申請住房、向我們申請工作或已被我們住宿，則處理您的資料是合法的。在這些情況下，我們不需要您的明確同意即可處理您的資料。

我是否必須提供此資訊？

如果您是我們的租戶，我們將使用您的個人資料就您的租金、維修或其他住房管理問題與您聯絡。在此範例中，不提供準確和最新的個人資料的後果可能意味著我們無法根據我們與您簽訂的協議正確有效地管理您的租賃。

個人資訊與誰相關

我們收集並保存以下個人資訊：

客戶– 這包括居住在我們的物業或獲得我們的支持和其他服務的當前、以前和潛在的客戶，包括他們的家庭成員和與其相關的人員。的任何人向 Crosby Housing Association Ltd. 合作夥伴詢問 - 與我們有業務往來的組織的員工和代表，包括承包商、供應商和其他機構。

我們將如何使用有關您的資訊？

我們使用您的個人資訊來：

使我們能夠為您提供住宿並與您溝通進行財產和場地維護和修理作為您的房東或向您提供其他服務的提供者管理您的住房、租賃/租約和帳戶確保我們履行所有法律和法定義務，例如適用的義務根據《平等法》、消防安全等以及對我們的資助者和監管機構的義務促進所有客戶的平等機會和公平待遇提供您向我們請求的信息幫助預防犯罪、起訴罪犯並解決糾紛預防和偵查詐欺和洗錢促進安全和安靜作為社會住房提供者，享受我們的鄰里和社區的樂趣與客戶互動，改進我們的產品和服務通過調查收集您的反饋來改善服務作為我們的保障和其他義務的一部分，保護個人免受傷害與我們的客戶保持聯繫，了解您的需求需求和偏好並邀請您參加活動。

敏感個人數據

某些個人資訊被歸類為“特殊類別數據”，是指告訴我們您的種族出身、政治觀點、宗教或哲學信仰、工會成員資格或任何揭示您的遺傳數據、生物識別數據或任何具有以下特徵的個人資料：唯一識別您身分的目的、與健康有關的任何資訊或與一個人的性生活或性取向有關的資料、刑事犯罪指控以及刑事定罪和犯罪。

我們最大限度地減少對特殊類別資料的持有和使用，但考慮到我們提供的服務，有時我們會使用它來更好地了解我們的客戶及其需求，例如為殘疾人或有藥物濫用問題的當人提供住宿時，解決涉及涉嫌犯罪活動的鄰裡糾紛或幫助某人獲得護理服務時。當我們收集特定敏感數據時，我們將通知您我們將如何使用這些數據，包括可能與誰共享這些數據，並徵求您的同意。

您會使用我的資訊做出任何自動化決策嗎？

我們不建議使用您的個人資料做出任何自動決策。如果我們的政策發生變化，我們將寫信給您並告訴您這一點。

我們將向誰分享/發送您的訊息：

您的個人資訊將受到安全和保密，並且克羅斯比住房協會有限公司的工作人員對您的個人資訊的存取受到管理和監控。我們可能會與與我們合作的承包商或機構（例如地方當局、社會服務機構、警察、其他社會房東）以及法律要求和/或我們認為符合您或公眾利益的任何其他情況共享信息所以。

我們可能會與提供基於雲端的資訊服務和系統的公司共享您的資料。任何被要求代表我們處理您的個人資料的第三方都將受到我們制定的嚴格條款和條件的約束，並且不得與其他組織共享您的資料。

我們不會將您的資料傳輸給歐洲經濟區以外的任何組織。

下面的清單列出了我們可能在何處共享您的資訊的具體範例，但這並不是詳盡的清單。在處理您的個人資料時，我們可能：-

與負責根據您的租賃協議提供服務的承包商共享資訊與公用事業公司和議會稅務局共享當前或轉發地址，以確保帳單詳細資訊正確與授權債務追償機構共享有關您的信息，以便他們在您違約時能夠追討債務任何租賃/許可條件。這可能會影響未來的租賃信貸和保險申請 討論您的財務狀況，並與地方當局住房福利部門、地方當局住房建議和無家可歸者預防小組或工作和養老金部，以確保正確支付福利將您的聯絡資訊傳遞給第三方，以代表我們進行調查和研究，這使我們能夠收集反饋並改進我們為您提供的服務共享您的國民保險號碼以驗證您的通用信用申請和管理這些付款還共享您的國民保險號碼，以防止和調查租賃和購買權申請欺詐與政府機構和組織共享信息，以便為社會住房資金、監管和住房政策決策提供信息（點擊查看核心數據的附件2）共享協議）

本隱私權聲明的變更

本隱私權聲明將不時更新，以反映我們運作方式的任何變更或資料保護立法的變更。我們將提請您注意任何重大變更。

你們會將我的個人資料儲存多久？

我們按照國家住房聯合會的指導儲存個人數據，可根據要求提供其副本。例子有：

住宿申請：錄取後保存6年；

租賃檔案：租賃結束後保存6年；

入圍求職者申請表：1年；

非入圍求職者的申請表：6 個月。

我的個人資料將如何儲存並保證安全？

協會採用技術措施將個人資料安全地儲存在資訊系統上，包括對組織資訊網路週邊的控制，例如防火牆、防毒軟體和防止資料遺失的備份/複製措施。系統上保存的個人資料的存取由密碼控制，並可以透過審計記錄進行監控。與第三方的資料共享是透過使用安全傳輸措施（例如加密電子郵件和安全文件傳輸協定）來控制的。

員工使用的行動裝置（智慧型手機、平板電腦和筆記型電腦）上儲存的資料均已加密。員工配備了可上鎖的袋子，用於將個人資料文件攜帶到辦公室外，並且我們在辦公室實行明確的辦公桌政策。

這些技術措施得到培訓和意識提高活動的支持，以確保員工了解保護個人資料安全的風險及其責任。

您與您提供的個人資料相關的權利：

我們在下面列出了一些關於您根據 2018 年 5 月 25 日生效的《通用資料保護條例》所享有的權利的資訊。

您有權：

了解我們收集和使用您個人資料的情況；存取我們持有的有關您的個人資料（見下文）；如果我們持有的任何關於您的個人資料不準確或不完整，請要求我們更正；被遺忘– 即有權要求我們刪除我們持有的任何關於您的個人資料（如上所述，我們僅在有限時間內保留您的個人數據，但如果您希望我們盡快刪除它，請與我們聯繫）。但請注意，我們需要保留某些記錄，以便我們能夠為您提供您享受的服務，並且我們可能有合約或法定義務提供這些信息，因此儘管有任何此類請求被遺忘，但某些資訊仍可能被保留；限制（即阻止）處理您的個人資料；資料可攜性（獲取您的個人資料的副本以供其他服務或組織重複使用）；反對我們將您的個人資料用於特定目的；有關自動決策的權利和分析（我們將通知您此類決定和分析發生的地點）；如果您之前已同意提供您的信息，您可以撤回對我們使用您的信息的同意，如果您希望撤回之前給予的任何同意，請寫信至：

克羅斯比住房協會有限公司10 Church Road滑鐵盧利物浦L22 5NB

如果您對我們使用您的個人資料有任何理由投訴，請使用上面第 2 節中提供的詳細資訊與我們聯繫，我們將盡力為您解決問題。如果我們無法幫助您，您也有權利向 ICO 提出申訴；請造訪 www.ico.org.uk。

存取您的訊息

您有權存取我們持有的任何關於您的個人資訊。為此有一個正式的流程，稱為主題存取請求 (SAR)。如果您想提出 SAR，請以書面形式向我們的上述註冊辦公地址發送請求。在發布資訊之前，我們可能會要求您提供一些身分證明。自 2018 年 5 月 25 日起，我們需要在收到您的請求後一個月內提供此信息，並且通常不會對該服務收取費用。但是，如果我們認為您要求的資訊量很複雜或您提出了很多請求，我們可能會收取費用，然後我們可能需要最多三個月的時間來滿足您的請求。

網站隱私權政策

有關我們如何處理我們收集的有關您在我們網站上的活動的信息的更多詳細信息，請在此處查看我們的網站隱私政策。