Informativa sulla privacy di Crosby Housing Association Ltd

Crosby Housing Association Ltd riconosce l'importanza del rispetto della privacy personale e la necessità di disporre di adeguate garanzie riguardo al trattamento dei dati personali. In qualità di azienda che ha accesso e controlla i tuoi dati personali (un "Titolare del trattamento dei dati"), siamo tenuti a fornirti determinate informazioni su come raccogliamo, archiviamo, distruggiamo e trattiamo in altro modo (noto anche come "trattamento") i tuoi dati personali dati. Siamo inoltre registrati presso l'Information Commissioner's Office ("ICO") come titolare del trattamento dei dati.

Chi è il titolare del trattamento e quali sono i suoi dati di contatto?

Il Titolare del trattamento è la società che decide lo scopo e il modo in cui vengono trattati i dati personali. Crosby Housing Association Ltd è titolare del trattamento dei dati ed è registrata presso l'ICO. I dettagli sono riportati di seguito:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NBNumero di registrazione ICO: Z6786706Registrata come società di beneficenza con numero di registrazione FCA: 19175RNumero di registrazione dell'Housing Regulator: L1719

Se hai dubbi su chi sia il tuo Titolare del trattamento dei dati, ti preghiamo di contattarci per iscritto all'indirizzo sopra indicato.

Abbiamo un responsabile della protezione dei dati?

Crosby Housing Association Ltd. non ha un responsabile della protezione dei dati designato. È comunque possibile contattare l'Associazione per dubbi e richieste di informazioni scrivendo a:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Quali informazioni raccogliamo/riceviamo su di te e come?

Conserviamo dati personali che possono includere nomi del tuo nucleo familiare, date di nascita, dettagli di contatto e registrazioni di eventuali transazioni come pagamenti o richieste di informazioni, nonché dati personali sensibili come sesso, etnia, religione o altre convinzioni, orientamento sessuale e informazioni mediche. storia.

Potremmo raccogliere informazioni su di te in vari modi, tra cui (e questo elenco non è esaustivo): -

riceviamo una nomina da un'autorità locale o da un partner referente; vari moduli e contratti (come moduli di domanda, contratti di locazione, ecc.); fai domanda per diventare inquilino; otteniamo informazioni per determinare le tue esigenze abitative dall'organizzazione pertinente e per aiutarci a valutare la tua richiesta potremmo raccogliere referenze da organizzazioni come fornitori di alloggi/proprietari privati, agenzie di riferimento del credito; richiedi uno qualsiasi dei nostri servizi; completi volontariamente il nostro cliente sondaggi;Fornire feedback o presentare un reclamo;Presentare una domanda e diventare un membro dello staff;Presentare una domanda e diventare un membro del Consiglio;I nostri funzionari/agenti/appaltatori partecipano agli appuntamenti con voi;Ci contattate o utilizzate i nostri servizi e noi annotiamo eventuali azione intrapresa, ad esempio registrazione delle riparazioni, in modo da avere una registrazione di ciò che è accaduto; ci impegniamo in altri aspetti dei contatti di routine con te; da agenzie di supporto e terze parti che si riferiscono a te; da persone a te associate come familiari, amici e vicini; attraverso l'utilizzo dei nostri siti Web, siti di social media e portale self-service; Potremmo scattare fotografie in occasione di eventi organizzati e ospitati da Crosby Housing Association Ltd. Le immagini verranno utilizzate sui siti Web di Crosby Housing Association Ltd, in brochure e altro materiale pubblicitario (come newsletter) e può essere fornito ai media per la pubblicazione su giornali locali o nazionali. Ti verrà sempre data la possibilità di non essere incluso in una fotografia e l'uso di qualsiasi immagine avverrà solo con il tuo consenso. In alcuni progetti abitativi e nel nostro negozio di beneficenza disponiamo di telecamere a circuito chiuso per registrare eventi nelle aree pubbliche e monitoriamo e raccogliamo immagini immagini per:-Motivi di sicurezzaPrevenzione e accertamento di reati; e scopi di sicurezza e monitoraggio del personale.

Tieni presente che se ci fornisci informazioni personali relative a membri della tua famiglia o ai tuoi collaboratori, assumeremo che tu lo faccia con la loro conoscenza e il loro consenso.

È importante che tu ci comunichi eventuali modifiche alle tue informazioni personali il prima possibile in modo che possiamo contattarti facilmente.

Qual è la base legale in base alla quale utilizziamo i tuoi dati?

Il trattamento dei dati personali è lecito se l'interessato (ad es. tu come nostro cliente) ha prestato il consenso o qualora il trattamento dei dati personali sia necessario per l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o per adottare misure a livello richiesta dell’interessato prima della conclusione del contratto.

Il trattamento dei tuoi dati è lecito se fai domanda per un alloggio presso di noi, fai domanda per un lavoro presso di noi o sei stato ospitato da noi. Non abbiamo bisogno del tuo consenso esplicito per trattare i tuoi dati in queste circostanze.

Devo fornire queste informazioni e cosa succede se non lo faccio?

Se sei un nostro inquilino, utilizzeremo i tuoi dati personali per contattarti in merito all'affitto, alle riparazioni o ad altri problemi di gestione dell'alloggio. Le conseguenze della mancata fornitura di dati personali accurati e aggiornati in questo esempio potrebbero significare che non potremmo gestire correttamente ed efficacemente la tua locazione in base all'accordo che abbiamo con te.

A chi si riferiscono le informazioni personali

Raccogliamo e conserviamo informazioni personali su:

Clienti – Ciò include i clienti attuali, precedenti e potenziali che vivono nelle nostre proprietà o accedono al nostro supporto e ad altri servizi e include i membri della loro famiglia e le persone a loro associate. Visitatori – Visitatori del nostro sito Web e dei nostri uffici. Chiunque presenti un reclamo o richiesta a Crosby Housing Association Ltd.Partners – dipendenti e rappresentanti di organizzazioni con cui intratteniamo rapporti commerciali, inclusi appaltatori, fornitori e altre agenzie.

Come utilizzeremo le informazioni su di te?

Utilizziamo le tue informazioni personali per:

Consentirci di fornirti un alloggio e di comunicare con te Intraprendere la manutenzione e riparazione della proprietà e dei terreni Gestire il tuo alloggio, la locazione/locazione e i conti in qualità di proprietario o fornitore di un altro servizio per te Garantire di soddisfare tutti i nostri obblighi legali e statutari come quelli applicabili ai sensi dell'Equality Act, della sicurezza antincendio, ecc. e di quelli dovuti ai nostri finanziatori e alle autorità di regolamentazionePromuovere pari opportunità e trattamento equo per tutti i nostri clientiFornire le informazioni richieste da noiAiutare nella prevenzione della criminalità, perseguire i trasgressori e risolvere le controversiePrevenire e individuare frodi e riciclaggio di denaroPromuovere la sicurezza e la tranquillità godimento dei nostri quartieri e delle nostre comunità nella nostra qualità di fornitori di alloggi sociali Coinvolgere i clienti e apportare miglioramenti ai nostri prodotti e servizi Migliorare i servizi raccogliendo il vostro feedback tramite sondaggi Per proteggere le persone dai danni come parte della nostra tutela e di altri obblighi Restare in contatto con i nostri clienti, comprendere i vostri esigenze e preferenze e invitarti a eventi. Effettuare ricerche e fornire informazioni anonime per contribuire a migliorare i nostri servizi

Dati personali sensibili

Alcune informazioni personali sono classificate come "dati di categorie speciali" e significano tutti i dati personali che ci informano sulla tua origine etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale o qualsiasi cosa che riveli i tuoi dati genetici, dati biometrici o qualsiasi cosa che abbia il scopo di identificarti in modo univoco, qualsiasi cosa riguardi la salute o dati relativi alla vita sessuale o all'orientamento sessuale di una persona, accuse di reati penali e condanne penali e reati.

Riduciamo al minimo la conservazione e l'utilizzo di dati di categorie speciali ma, dati i servizi che forniamo, ci sono momenti in cui li utilizziamo per comprendere meglio i nostri clienti e le loro esigenze, ad esempio quando forniamo alloggio a persone disabili o con problemi legati all'abuso di sostanze, quando si risolvono controversie di quartiere riguardanti presunte attività criminali o quando si aiuta qualcuno ad accedere ai servizi di assistenza. Quando raccogliamo dati sensibili specifici, ti informeremo su come li utilizzeremo, incluso con chi potrebbero essere condivisi, e chiederemo il tuo consenso a ciò.

Utilizzerai le mie informazioni per prendere decisioni automatizzate?

Non proponiamo di utilizzare i tuoi dati personali per prendere decisioni automatizzate. Se la nostra politica dovesse cambiare, ti scriveremo e te lo diremo.

A chi condivideremo/invieremo le tue informazioni:

Le tue informazioni personali saranno mantenute sicure e riservate e l'accesso ad esse da parte del personale di Crosby Housing Association Ltd sarà gestito e monitorato. Potremmo condividere informazioni con appaltatori o agenzie con cui collaboriamo, come autorità locali, servizi sociali, polizia, altri proprietari sociali e qualsiasi altra situazione in cui siamo tenuti dalla legge e/o dove riteniamo che sia nell'interesse tuo o del pubblico fare COSÌ.

Potremmo condividere i tuoi dati con aziende che forniscono servizi e sistemi informativi basati su cloud. Qualsiasi terza parte a cui viene chiesto di elaborare i tuoi dati personali per nostro conto sarà vincolata a termini e condizioni rigorosi da noi delineati e non sarà autorizzata a condividere i tuoi dati con altre organizzazioni.

Non trasferiremo i tuoi dati con nessuna organizzazione al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

L'elenco seguente riporta esempi specifici di dove possiamo condividere le tue informazioni, ma questo non è un elenco esaustivo. Nel trattare i tuoi dati personali potremmo: -

condividere informazioni con appaltatori interessati a fornire servizi in linea con il contratto di locazione condividere indirizzi attuali o di inoltro con società di servizi pubblici e uffici fiscali del Consiglio per garantire che i dettagli di fatturazione siano corretti condividere informazioni su di te con agenzie di recupero crediti autorizzate per consentire loro di recuperare il debito in caso di inadempienza eventuali condizioni di locazione/licenza. Ciò potrebbe influire sulle future richieste di credito e assicurazione per locazioni discutere la propria situazione finanziaria e condividere informazioni sui pagamenti dell'affitto (compresi eventuali arretrati) e qualsiasi richiesta avanzata di benefici sociali con il dipartimento per i benefici abitativi dell'autorità locale, il team di consulenza abitativa e prevenzione dei senzatetto dell'autorità locale o il Dipartimento del lavoro e delle pensioni per garantire che i benefici siano pagati correttamente trasmettere le informazioni di contatto a terzi per condurre sondaggi e ricerche per nostro conto che ci consentono di raccogliere feedback e migliorare i servizi che ti offriamo condividere il tuo numero di previdenza sociale per verificare il tuo credito universale richiesta e gestisci questi pagamenti condividi anche il tuo numero di previdenza sociale al fine di prevenire e indagare sulle frodi relative alla richiesta di locazione e al diritto di acquisto condividere informazioni con enti e organizzazioni governative per informare i finanziamenti per l'edilizia sociale, le decisioni normative e di politica abitativa (fare clic per visualizzare l'allegato 2 dei dati CORE accordo di condivisione)

Modifiche alla presente informativa sulla privacy

La presente informativa sulla privacy verrà aggiornata di volta in volta per riflettere eventuali modifiche al modo in cui operiamo o modifiche alla legislazione sulla protezione dei dati. Porteremo alla vostra attenzione eventuali modifiche significative.

Per quanto tempo conserverai i miei dati personali?

Conserviamo i dati personali in linea con le indicazioni della National Housing Federation, una copia della quale è disponibile su richiesta. Gli esempi sono:

Domande di alloggio: conservate per 6 anni dall'accettazione dell'offerta;

Fascicoli di locazione: conservati per 6 anni dopo la fine della locazione;

Moduli di domanda per i candidati selezionati: 1 anno;

Moduli di domanda per candidati non selezionati: 6 mesi.

Come verranno archiviati e mantenuti sicuri i miei dati personali?

L'Associazione applica misure tecniche per mantenere i dati personali archiviati in modo sicuro sui sistemi informativi, compresi i controlli sul perimetro della rete informativa dell'organizzazione, come firewall, software antivirus e misure di backup/replica per prevenire la perdita di dati. L'accesso ai dati personali conservati sui sistemi è controllato tramite password e può essere monitorato da registrazioni di controllo. La condivisione dei dati con terze parti è controllata mediante l'uso di misure di trasferimento sicure come e-mail crittografate e protocolli di trasferimento file sicuri.

I dati conservati sui dispositivi mobili (smartphone, tablet e laptop) utilizzati dal personale sono crittografati. Il personale è dotato di borse con serratura per trasportare file di dati personali fuori dall'ufficio e applichiamo una chiara politica di scrivania nei nostri uffici.

Le misure tecniche sono supportate da attività di formazione e sensibilizzazione per garantire che il personale comprenda i rischi e le proprie responsabilità nel garantire la sicurezza dei dati personali.

I tuoi diritti in relazione ai dati personali forniti:

Di seguito abbiamo riportato alcune informazioni sui tuoi diritti ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati in vigore dal 25 maggio 2018. Maggiori informazioni possono essere trovate visitando il sito web dell'ICO all'indirizzo www.ico.org.uk.

Hai il diritto di:

essere informato sulla nostra raccolta e utilizzo dei tuoi dati personali; accedere ai dati personali che conserviamo su di te (vedi sotto); chiederci di rettificare tutti i dati personali che conserviamo su di te se sono inaccurati o incompleti; essere dimenticato - ovvero il diritto di chiederci di cancellare tutti i dati personali che conserviamo su di te (conserviamo i tuoi dati personali solo per un periodo di tempo limitato come spiegato sopra, ma se desideri che li cancelliamo prima, contattaci). Tieni presente, tuttavia, che dobbiamo conservare determinati registri per consentirci di fornirti i servizi di cui godi e che potremmo avere un obbligo contrattuale o legale di fornire in modo che alcune informazioni possano ancora essere conservate nonostante qualsiasi richiesta di essere dimenticate; limitare (ovvero impedire) il trattamento dei tuoi dati personali; portabilità dei dati (ottenimento di una copia dei tuoi dati personali da riutilizzare con un altro servizio o organizzazione); opporti all'utilizzo dei tuoi dati personali per scopi particolari; diritti rispetto al processo decisionale automatizzato e profilazione (ti informeremo dove avvengono tali decisioni e profilazione); e puoi revocare il tuo consenso al nostro utilizzo delle tue informazioni laddove le informazioni siano state precedentemente fornite con il tuo consenso, ti preghiamo di avvisarci se desideri revocare qualsiasi consenso precedentemente fornito scrivendo a:

Crosby Housing Association Ltd10 Church RoadWaterlooLiverpoolL22 5NB

Se hai qualsiasi motivo di reclamo riguardo al nostro utilizzo dei tuoi dati personali, ti preghiamo di contattarci utilizzando i dettagli forniti nella sezione 2 sopra e faremo del nostro meglio per risolvere il problema per te. Se non siamo in grado di aiutarti, hai anche il diritto di presentare un reclamo all'ICO; visitare il sito www.ico.org.uk.

Accesso alle tue informazioni

Hai il diritto di accedere a qualsiasi informazione personale che conserviamo su di te. Esiste un processo formale per questo noto come richiesta di accesso al soggetto (SAR). Se desideri effettuare una SAR, invia una richiesta per iscritto all'indirizzo della nostra sede legale sopra indicato. Potremmo richiederti una prova della tua identità prima di rilasciare informazioni. Dal 25 maggio 2018, siamo tenuti a fornire queste informazioni entro un mese dalla ricezione della richiesta e normalmente non addebiteremo alcun costo per questo servizio. Tuttavia, potremmo addebitarti un costo laddove riteniamo che la quantità di informazioni richieste sia complessa o se effettui numerose richieste, e potremmo quindi impiegare fino a tre mesi per soddisfare la tua richiesta.

Informativa sulla privacy del sito web

Per maggiori dettagli su come trattiamo le informazioni che raccogliamo sulle tue attività sui nostri siti Web, consulta la nostra Informativa sulla privacy del sito Web qui.